2.データ入力に必要なパソコン知識

2−1　Windowsのアップデート

データ入力業務を行うにあたって、使用するパソコンに新しい機能や修正された機能を追加し、作業効率を高めたり、ウィルス対策をより厳重にするために、OSを常に最新の状態にしておくことが望ましいといえます。そして、そのために必要な作業がWindowsのアップデートです。
Windowsを提供するマイクロソフト社では、Windows自身やWindowsに含まれるソフトウェアなどの更新サービスを提供しており、これによって更新作業を行うことをWindowsのアップデートと呼んでいます。
Windowsのアップデートは、Windows XP以降のOSから標準の更新サービスになっています。
ここでは、Windowsのアップデートの手順を簡単に説明します。
Windows XPの場合には、スタートボタンをクリックして出てくる「すべてのプログラム」の中にあります（インターネットエクスプローラを起動し、「ツール」から「Windows Update」をクリックする方法もあります）。

注意点としては、アップデートはインターネットに接続して行われるため、操作の前にはインターネットに接続できる状態にしておかなければならないことです。また、アップデートを実行する前には、インターネットエクスプローラ以外のすべてのプログラムを終了しておくようにしましょう。
また、このアップデートを自動的に行う自動更新を利用すると自らが設定した時刻に毎日定期的に更新プログラムのインストールまでがなされ、常にWindowsを最新の状態にしておくことが可能です。
この自動更新は、通常、

「スタートボタン」→「コントロールパネル」→「自動更新」
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　の手順で行います。

2−2　Officeのアップデート

Windowsのアップデートと同様に、「ワード」や「エクセル」といったOffice製品にもアップデートの機能があり、これもパソコンを常に最新の状態に保つためには、必要な作業であるといえます。
このアップデートの手順ですが、まず、Officeのアプリケーションのひとつ、ここでは「ワード」としましょう、を起動させ、ツールバーの「ヘルプ」から、「Microsoft Office　Online」や「マイクロソフトオフィスWEBページ」（バージョンによって表記が異なっています）をクリックすると、「Microsoft Office Online」へアクセスします。このサイトにOfficeのアップデートのできるページがあります。

Officeのアップデートを実行すると、Windowsのアップデートと同様にパソコンの状況がスキャンされ、利用しているOfficeに適用できるアップデートの項目が検出され、このリストの中から必要な項目を選択し、インストールします。
この中には、IMEの郵便番号辞書の更新や、最新語辞書の更新など、データ入力に役立つ内容のものがありますので、定期的に調べてみて、必要な機能があるときにはダウンロードして、活用されることをお薦めします。
なお、Officeのアップデートには、Windowsのアップデートのような自動更新機能はありません。

2−3　パソコンのカスタマイズ

カスタマイズとは、ソフトウェアの設定や設計を調整し、利用者が使いやすいように組み変えることをいいます。お手持ちのパソコンもカスタマイズすることにより、データ入力業務を効率的に進めることが可能になります。

1）ディスプレイの解像度を変える

ディスプレイ（モニター）の大きさにより、画面の解像度も変わってきます。一般的には、15インチのモニターであれば800×600ピクセル、17インチのモニターであれば1024×768ピクセルが適切といわれています。ピクセルの数値が大きければ大きいほど、画面の解像度が高く、画面がきれいに見えるということになります。最近では、もっと大型のモニターも普及してきましたので、さらに高解像度の画面設定にすることもできます。
この解像度は、次の手順で設定します。

画面の何もないところで右クリック　→　「画面のプロパティ」ダイアログ　→　「設定」タブ　→　「画面の解像度」

2）パフォーマンス設定を変える

Windows XPの場合、次の操作によって、パソコンのパフォーマンス設定を変更することができます。さまざまな利用法がありますが、視覚効果をなくしても表示を早くしたいという場合によく用いられているようです。
パフォーマンス設定（表示優先）の手順は、次のとおりです。
「スタート」　→　「コントロールパネル」　→　「パフォーマンスとメンテナンス」　→　「視覚効果を調整する」　→　「パフォーマンスを優先するにチェック」

3）拡張子を表示させる

Windowsで扱うファイルの名称には、最後に半角ピリオドと3文字程度のアルファベットが付属しており、この半角ピリオドより後ろの部分を拡張子と呼んでいます。例えば、「うらら.doc」という場合、「doc」が拡張子ということになります。
拡張子は、ファイルの種類ごとに異なり、例示した「doc」はワード文書を表し、エクセルの場合であれば、「xls」と表されます。
データ入力業務に従事するのであれば、拡張子を見て、それがどのファイルの種類であるのかを判断できるようになっておく必要があります。これは、例えば、圧縮ファイルを扱う場合、そのファイル名を見ただけでどの形式で圧縮されているのか、どのアプリケーションを使えば解凍できるのかなどを判断しなければならないからです（圧縮・解凍については、後ほど詳しく解説します）。

この拡張子は、Windowsの初期設定では表示されないようになっていますので、表示させるためにはこの設定の変更をしなければなりません。
設定変更の手順は、次のとおりです。
任意のフォルダを開く　→　「ツール」　→　「フォルダオプション」　→　「表示」　→　詳細設定の「登録されている拡張子は表示しない」のチェックをはずす

4）フォルダの表示設定

Windows XPの場合、初期設定では、どのファイルを開いてもフォルダの表示形式は「並べて表示」という、アイコンが並んで表示される形式になっています。しかし、データ入力を行ううえでは、ファイルのサイズや種類、更新日時などが分かる「詳細」という設定で表示させた方が便利な場合があります。また、場合によっては、「一覧」という表示方法が便利な場合もあります。

一覧表示		詳細表示		並べて表示

ただ、一般的には、ファイルの情報が細かに表示される「詳細」が最も便利であると考えられますので、この方法をお薦めします。
設定変更の手順は、次のとおりです。
任意のフォルダを開く　→　「表示」　→　「詳細」を選択

2−4　パソコンのメンテナンス

本節では、パソコンのメンテナンスの概要について解説していきます。
パソコンユーザーが行うことのできるパソコンメンテナンスの方法には、ディスククリーンアップとデフラグというものがあります。
ハードディスクは消耗品ですので、定期的にメンテナンスを行うことが不可欠です。不要なデータの削除や並べ替え（最適化）を行い、パソコンの負担を軽減することによって、パソコンを快適に使えることができるようになり、また、その寿命を延ばすことが可能になります。在宅ワーカーにとってのパソコンは、重要な仕事の道具ですから、長く快適に使えるように対処しておくことは、プロとして当然の責務であるといえるでしょう。

1）ディスククリーンアップ

パソコンを日常的に使用していると、一時的に使用したファイルや不要ファイルなどでハードディスクが占拠され、使用できる領域が小さくなってしまいます。Windows XPには、こうした不要ファイルを検出して削除してくれるツールが付属しています。このツールが、ディスククリーンアップです。
ディスククリーンアップは、次の手順で行います。
スタート　→　すべてのプログラム　→　アクセサリー　→　システムツール　→　ディスククリーンアップ　→　ドライブの選択
この手順で行うことで、不要なファイルが自動検索され、「ディスククリーンアップの実行」をクリックすると不要なファイルが分類されます。そしてその中から削除すべき分類を選択し実行すると、選択したファイルの削除が実行され、いわばディスクの掃除が完了することになります。

2）デフラグ

デフラグとは、ハードディスクにばらばらに保存されているデータを整然と並べ替えることによって読み書きのスピードを早くする作業をいいます。
デフラグを行う手順は、ディスククリーンアップと同様、システムツールの中にあります。その中の「ディスクデフラグ」を選択するとディスクデフラグツールが起動し、さらに分析ボタンをクリックすると現在のディスクの使用状況が表示されます。そして、最適化をクリックするといよいよデフラグの開始です。

なお、デフラグを実行するに先立ち、ディスククリーンアップを済ませておくこと、および常駐プログラムを停止させておくことが必要です。前者は、最適化する必要のない削除すべき不要なファイルを予め消去しておくことによる最適化時間を節約するため、後者は、デフラグの実行中には他の作業ができないためです。
また、デフラグはハードディスクの容量などによっては、数時間を要することがありますので、時間的な余裕があるときに行ってください。さらに、ハードディスクの空き容量が10％程度はないとうまく並べ替え処理ができないという点にも留意しておいてください。

2−5　インストールとアンインストール

データ入力業務では、ワードとエクセルの2つのソフトがあれば、多くの業務は処理することができます。しかし、ケースによっては、別個のアプリケーションプログラムが必要になってくることもあります。こうした際に必要となるのがアプリケーションのインストールです。

1）インストール

インストールとは、アプリケーションプログラムをパソコンに組み込んで使えるようにするための作業です。アプリケーションは、パソコンのOSと深く関連しながら作業を行うものが多いため、インストールという手順を踏む必要があります。
実際のインストールは、アプリケーションのインストール用CD等の指示にしたがって進めていくだけですが、ここでは念のための注意点を上げてみます。
まず、インストールを行う前には、必ず使用許諾書の内容およびアプリケーションの動作環境とパソコンのスペックが適合しているかを確認しなければなりません。もし、パソコンのスペックに不足があれば、アプリケーションが動かないということがあるからです。また、インストール前には、他のアプリケーションはすべて終了しておきましょう。
インストール中は、画面の指示にしたがうだけですが、プロダクトキーの入力が必要な場合もありますので準備しておきましょう。
インストール後は、パソコンの再起動が必要になる場合もありますので、画面の指示をよく確認してください。なお、起動にはインストールのためのファイルは不要です。

2）アンインストール

インストールしたアプリケーションを削除したい場合、アンインストールという作業が必要になります。アプリケーションをフォルダごとゴミ箱に捨てても単にファイルを削除しただけで、パソコンに組み込まれたプログラムは削除されたことにはなりません。むやみにファイルだけを削除すると、かえってシステムの動作不良の原因になりますので注意しましょう。
これは、アンインストールには、アプリケーションを構成するファイルの削除以外にコンピュータの中に書き込まれた設定を削除したり、導入前の設定に戻す作業も含まれているからです。
このアンインストールの手順は、コントロールパネルの「アプリケーションの追加と削除」から行うのが一般的ですが、異なるものもありますので、説明書などは事前に確認したうえで、後々のために大切に保管しておく必要があります。

2−6　バックアップ

パソコンがいくら精密な機械であるといっても、トラブルはつきものです。全く動かなくなってしまうということもあります。そうした際の備えとして、データのバックアップということが不可欠になります。
一般的に、次のようなデータは、バックアップを取っておくことが望ましいと考えられます。
作成したファイル・メール・アドレス帳・お気に入り・パソコンの設定
こうしたもののほか、ご自身が失われては困るというものについては、バックアップを取っておくべきでしょう。
バックアップデータには、CDやDVD、USBフラッシュなどの外部メディアに保存したり、容量が大きい場合には、外付けのハードディスクにコピーする方法があります。また、この際には、保存先をすぐに開くことができるよう、保存先のショートカットキーを作成しておくと便利です。

 

パソコンを仕事の道具として駆使できるようになっておくことは、データ入力業務に携わる在宅ワーカーにとって、不可欠な要素です。そのためには、常にパソコンおよびその周辺知識をブラッシュアップしておく必要があります。