2.データ入力業務と個人情報保護

2−1　在宅ワーカーと個人情報

これまで、個人情報保護の一般論について解説してきましたが、ここでは、データ入力業務に携わる皆さんと個人情報がどのように関わるのかを考えてみましょう。
在宅ワーカーに業務を依頼するデータ入力会社の側は、そのほとんど全てが個人情報取扱事業者であり、例えそうでないとしても、社会的責任とリスク回避の為、個人情報の保護には当然細心の注意を払っています。
企業にとって、お客様から預かる大切な個人情報をデータとして入力するために外部委託することが、どれだけのリスクを伴っているかは、これまでの学習で十分理解していただいたものと思います。
もし、あなた自身がクライアントの立場であるとすれば、どのような外注先（者）にデータ入力業務を任せたいと考えるでしょうか。ただ、入力が速い、正確だ、というだけではなく、個人情報の重要性を理解し、対策を取っていて、なおかつ信頼のおける人でないと大切なデータを渡すことはできないと考えるのではないでしょうか。
したがって、在宅ワークで個人情報を取り扱うデータ入力業務に携わる以上、在宅ワーカーも企業と同等の責任感をもって取り組まなければならないということになります。

2−2　データ入力会社との間で取り交わす覚書

データ入力業務を依頼する側と依頼される在宅ワーカーとの間では、個人情報漏洩防止策のひとつとして、覚書を取り交わす場合が一般的です。また、もっと幅広く「秘密保持契約」を締結し、その中で個人情報保護に関する規定を盛り込むというケースもよく見受けられます。
その形式や内容は、企業などによってさまざまですが、基本的には、個人情報保護法に規定されている項目を、在宅ワーカーが遵守するべき事項として取り上げ、定められています。例えば、次のような項目です。

また、通常、覚書には、万が一在宅ワーカーがこれらの覚書の内容に違背したために、個人情報の漏洩や紛失、改ざんなどの事故が発生し、依頼主側に損害を与えた場合、その賠償を請求できるという損害賠償責任も明記されているのが一般的です。

2−3　個人情報の漏洩対策

先ほども簡単に触れたとおり、個人情報の漏洩事故がひとたび発生すると、その収束までには大きな費用と長い時間を要することになります。「起こってしまってからでは遅い」ということです。したがって、在宅ワーカーの皆さんも、常に危機意識を持ち、対策を講じておくことが重要です。
以下、個人情報の漏洩対策について解説していきます。

1）パスワードの設定とウィルス対策

まず、自分のパソコンからデータが流出するのを防ぎましょう。そのためには、業務で使うパソコンを、他人が簡単に操作できないよう、起動時にパスワード入力が必要なように設定しておくことが望ましいでしょう。
Windows XPの場合、次の操作で設定します。

「コントロールパネル」→「ユーザーアカウント」→「変更するアカウントを選択」　→「パスワードを作成する」

なお、パスワードは誕生日などではなく、できるだけランダムな英数字を組み合わせたものを設定しておくことが望ましいといえます。
また、先ほども学習したとおり、パソコンには、使用者の知らない間に内部の情報を収集して、ほかのパソコンに送信するというスパイウェアや、データを破壊したり、勝手にメールに添付して送信してしまったりするウイルスなどがいつの間にか入り込んでいることがあります。これらも情報漏洩事故につながりますので、しっかり対策をしておきましょう。

2）データの廃棄は厳格に

1）では、パソコンからデータが流出しないような対策方法を説明しましたが、実は個人情報漏洩事故は、データ廃棄の際に起こるものやうっかりミスによるものが大半です。こうしたミスをなくすためには、普段から個人情報の正しい取り扱いを習慣づけることが必要です。
ここでは、データを廃棄する際に留意すべき事項について、簡単に解説します。
まず、紙やデジタルデータを廃棄する際には完全に読み取れない状態にしなければなりません。業務でやり取りしたFAXや、出力した入力データなどの紙の文書は、シュレッダーなどで裁断し、文字を読めないようにしてから捨てる習慣をつけましょう。
また、CDやDVDなどの記憶メディアも、読み取れないように粉々にしてから廃棄するようにしてください。最近はCDやDVDを裁断できるシュレッダーも一般に出回るようになってきていますので、必要に応じて導入を検討してみましょう。
また、納品し終わったデータをいつまでもパソコンに保存しておかないことも習慣づけてください。この際、元のファイルは消去しても、メールの添付ファイルとして残っている場合がありますのでこちらも忘れずに削除しましょう。
もうひとつ、パソコン本体を廃棄または売却するときは、専用の消去用ソフトを使用するか、専門業者に依頼してハードディスクの消去、または破壊してもらうなどの対策が必要です。コンピュータの性質上、ハードディスクをフォーマットしても、完全にデータを消去できないことも押さえておきましょう。

3）うっかりミス

これらのほかにも、不注意で起こりえる事故は多くありますが、よく耳にするケースをご紹介しておきます。
例えば、納品データなどをメールで送信する際、アドレスの選択ミスでファイルを第三者に送ってしまうということがあります。一度送ったメールは取り戻せませんから、送信する前に再度アドレスを確認する習慣をつけましょう。
また、記録メディアやノートパソコンなどを紛失してしまう不注意が考えられます。過去の漏洩事故で一番多いのがこの不注意です。車の中に置いてあったノートパソコンを盗まれたとか、テーブルの上に置いてあった納品データが見当たらないなど、プロ意識の欠如がずさんな管理へとつながって起こしてしまうミスといえるでしょう。
ビジネス経験のない方に多いのが、大勢の人が集まる場所で、「仕事で個人情報を扱っている」ということを吹聴するというケースです。たとえ完了した業務であっても、業務上知り得た情報については他言してはなりません。これは、個人情報に限ったことではなく、例えば、「今どこの会社の顧客データを入力する仕事をしてるんですよ・・・・・」といった業務の依頼主やその情報の種類などについても安易に口にしてはいけません。
また、自宅での作業だからといって、原稿を机の上に放置したり、パソコンの前を離れるときに、作成中のファイルを開いたままにしておいてはなりません。作業スペースと生活スペースをきちんと区別し、書類は鍵のかかるところにきちんと保管するなどの対策をとりましょう。

さらに、気の緩みや油断から、個人情報を漏らすことが決してないように、プロである以上、生活の中でも常に意識して行動すべきです。データ入力は、一瞬の気の緩みが自分の一生を変えてしまうリスクを背負う業種であるということを理解しておきましょう。

データ入力業務に携わる者は、個人情報管理のプロでなければなりません。自ら作成するデータはもとより、クライアントからお預かりする原資料などの管理にも万全を期しましょう。