2.ショートカットキーの使い方

まず、コピーと貼り付けですが、マウスで操作する際には、コピーしたい部分を選択し、そこで右クリックしてコピーをクリックします。貼り付けるときは、貼り付けたいところで右クリックし、貼り付けをクリックします。この作業をショートカットキーで行う場合は、コピーしたい部分を選択し「Ctrl」キーを押しながら「C」を押し、貼り付けたいところで「Ctrl」キーを押しながら「V」を押すだけで済みます。また、「Ctrl」を押しながら「Ｘ」を押すと、切り取りの操作になります。
次に、作業をひとつ前の状態に戻す場合ですが、通常はメニューの編集の中にある「元に戻す」をクリックするか、ツールバーの中にある元に戻すボタンをクリックしますが、これもキーボードのショートカットで対応できます。元に戻すショートカットは、「Ctrl」を押しながら「Z」を押します。作業を進めていて、直前の操作を取り消したいときに役立つ「元に戻す」機能ですが、作業を修正する度にメニューバーにカーソルをもっていくのは時間もかかりますし、面倒ですので、ぜひ覚えておきたい機能です。
次に、繰り返しのショートカットです。作業を進めていく上で、同じ操作の繰り返しを行なえるのが「繰り返し」機能ですが、繰り返しの機能は元に戻す機能よりも認知度が低く、知らない方も多いようです。しかし、状況によっては大幅に時間を短縮することができる機能です。入力のプロとしては、「元に戻す」機能と同様に、ぜひ覚えておきたい機能です。
操作方法は、繰り返し操作を行いたい文字列を選択し、「Ctrl」を押しながら「Y」、もしくは「F4」を押します。操作の多い設定を繰り返す時にショートカットを使って行えば、より時間の短縮を実感できるはずです。
最後に、上書き保存のショートカットですが、通常はメニューバーのファイルの中にある上書き保存メニューをクリックするか、ツールバーの中にある上書き保存ボタンをクリックしますが、これは「Ctrl」を押しながら「S」を押すことで対応できます。データ入力作業中の上書き保存は頻繁に行うため、このショートカットキーを使うことで1件ごとや、あるいは1行ごとに保存を繰り返しても、そのたびにキーボードから手を離す必要がなくなり、上書き保存の手間が軽減されます。
ここでは、よく使うショートカットをいくつか紹介しましたが、他にも便利なショートカットキーはたくさんあります。もっと詳しく知りたいときは、各ソフトのヘルプメニューで「ショートカットキー」と入力して検索してみるとその他のショートカットキーが説明されていますので、ぜひ確認しておきましょう。
これらのショートカットを使いこなすことで、キーボードにおいてある手をマウスに移動する時間を短縮でき、作業効率の向上につながります。もちろん、慣れるまでは逆に時間がかかってしまうこともありますが、慣れてしまえば強い味方になりますので、ぜひマスターしていただきたいと思います。

ショートカットキーを活用すれば、キーボードから手を離す手間が軽減され、入力業務のスピードアップにつながります。