第5章では、まず代表的なワープロソフトである「ワード」について解説します。
ワードは、データ入力業務の中の文字だけを入力するベタ打ち入力やレイアウト入力などに使用しますが、業務によってはソフトの機能を駆使することで、大幅に作業効率が向上し、よりレベルの高い業務を行うことができ、結果として高い報酬を得ることが可能になります。その反面、ワードの機能に習熟していないと、作業効率が下がるだけではなく、仕様を理解できないということにもなりかねません。
ここでは、業務を行う上で、最低限知っておかなければならないワードの機能に焦点を絞って解説していきます。

1.ワードで広がるデータ入力の世界

ワードの機能に習熟し、駆使することができれば、請負可能となるデータ入力業務の幅は大きく広がります。
ここでは、ワードを使った業務のうち、ベタ打ちとレイアウト入力の業務でそれぞれどのような機能を使用するべきなのか、また、どのような効果があるのかなどをみてみましょう。

1−1　ベタ入力の場合

文字だけを入力するベタ打ちの業務を行う場合には、改行マークやスペースの入力箇所を見えるようする「編集記号の表示」を活用しましょう。そして、作業がしやすいように「ページ設定」で用紙サイズ・用紙の向き・文字数と行数などを設定しておくとよいでしょう。
また、入力文字数に制限がある場合などには、入力した文字数を瞬間にカウントしてくれる「文字カウント」という機能も用意されています。

1−2　レイアウト入力の場合

レイアウト入力の場合にも強力なサポート機能があります。
作業に先立ち、用紙の余白設定や1ページあたりの文字数、行数を「ページ設定」で行い、ページの上下にタイトルやページ数を入力もしくは自動表示する必要がある場合には、「ヘッダーとフッター」の機能で対応できます。
また、文字の開始位置を調整する必要がある際には、「インデント」機能も用意されています。
入力した文字は、ルビ・囲い文字・縦中横・組み文字・割注・ドロップキャップなどの指定された拡張文字に変換して仕上げることもできるうえに、タイトル部分には、「ワードアート」機能を利用して装飾文字を採用することも可能です。
図形部分の作成には、「オートシェイプ」という機能が用意されており、図形の中に文章を入れることも可能です。
さらに、小さなマルの中に文字を入れたいという場合には「テキストボックス」機能が用意されています。
表の作成も簡単に行うことができるうえに、エクセルで作成した表を「リンク貼り付け」機能で貼り付けることもできます。
さらに、「段組み」で文章のレイアウトを複数の段に設定して作成することも可能ですし、レイアウトのズレが起きないようにするための「改ページ」という機能も用意されています。
このように、ワードの機能に習熟し、その機能を駆使することで、クライアントの意に沿った見本原稿どおりの複雑な文書でも作成が可能になり、請負可能な業務の幅が広がることになります。

以下、ワードがもつ各種の便利な機能について、簡単に解説を進めていきますので、実際にパソコンを操作しながら理解を深めるようにしてください。

ワードの機能に習熟することで、どのような文書作成が可能になるのかを確認しましょう。