3.「ページ設定」の設定方法

「ページ設定」とは、作成する文書全体のレイアウトを予め決定しておく機能です。
では、具体的にどのようにページ設定を行うのかを見てみましょう。
初期設定では、ワードの文書は横書きになっていますが、例えば、縦書きタイプの見本原稿をクライアントから受け取り、縦書きでベタ入力するという指示があった場合には、「ページ設定」で入力方法を「縦書き」設定にして作業していく必要があります。
設定方法は、メニューバーの「ファイル」から「ページ設定」を選んで、「文字数と行数」タブをクリックし、「文字方向」の縦書きチェックボックスにチェックを入れます。そして、OKボタンを押して設定を有効にすると、縦書きレイアウトに変更になります。これだけの設定で、クライアントからの縦書き入力という指示に対応できるわけです。

次に、クライアントから、入力する文字数と行数の指定があった場合について説明します。

例えば、クライアントから「1行20字、1ページ20行のスタイルで入力してください」という指示があったとします。この場合の設定方法は、まず、「ページ設定」の「文字数と行数を指定する」をクリックします。そうすると、文字数、行数共に、任意の数字を入力できるようになりますので、この状態で、クライアントからの指定の文字数20文字と行数20行を入力し、設定を有効にするだけです。
なお、稀にクライアントから指示されていない場合もありますが、ページ設定は、レイアウト入力を行ううえで非常に重要な事項ですので、必ず確認し、設定してから作業に取りかかるように習慣づけておきましょう。

さらに、クライアントから用紙サイズと原稿の向きの指定があった場合について説明していきます。

例えば、クライアントから「A3の大きさで横向きの原稿にしてください」という指示があったとします。この場合には、「ページ設定」の「余白」の中の「印刷の向き」を横に指定し、同じく「ページ設定」の「用紙」を選んで、「用紙サイズ」をA3に選択したうえで、OKボタンを押すと、設定が有効になります。

ちなみに、ワードの初期設定は、用紙サイズは「A4」、印刷の向きは「縦」になっています。また、用紙のサイズによって、入力できる文字数が変わってきますので、クライアントからの指示どおりに設定してから入力作業を開始するようにしましょう。
なお、ページ設定は文書の作成途中でも可能ですが、文字やレイアウトを組んでから変更を行うと、せっかく指定した配置が崩れてしまいますので、作業を始める前に行うことが大切です。

続いて、クライアントから余白の指定があった場合について説明します。この余白とは、入力範囲の外側の空白部分のことを指します。
例えば、クライアントから「余白を上30mm、下50mm、左右は20mmにしてください」という指示があったとします。この場合の設定方法は、「ページ設定」の「余白」を選ぶと、現在設定されている余白情報が表示されていますので、ここでそれぞれの指定したい数字を入力することによって変更できます。余白設定は、レイアウト入力の業務では非常に重要ですので、指定がない場合もクライアントに確認しておいた方がよいでしょう。ちなみに、ベタ打ち入力の場合は、初期設定のまま入力を行うのが一般的です。

作成する文書全体のレイアウトの決定には、まず、「ページ設定」機能を活用し、設定を終えてから作業に取りかかるようにしましょう。