第6章では、「エクセル」を使った入力業務に必要な技術的な知識を解説していきます。
エクセルは本来、表計算のために開発されたソフトですが、現在は万能ソフトとしてあらゆる用途で使われ、広く一般的に知られています。
在宅ワークでは、住所録入力や名刺入力などを行う際にエクセルを使用しますが、その際に、エクセルの機能を使いこなすことができると大幅に業務の効率が向上したり、精度を高めることが可能になります。したがって、エクセルの技術が、ワーカーのレベルを決めるといっても過言ではありません。
このように、エクセルのより実践的な機能を理解しておくことが、実践力の向上につながっていきますので、ここでしっかり学習しておきましょう。

1.エクセルで高まる住所録入力の効率性

まず、エクセルを使い住所録を入力する業務で、どのような機能を使用するべきなのか、また、どのような効果があるかについて解説します。
例えば、住所録の入力では、左端の列に連番を入力する場合がよく見受けられます。その番号の桁数が指定され、ゼロが最初にいくつか入る場合、「セルの書式設定」機能を使い、アタマに「0」を表示させる設定が必要になります。
また、「オートフィル」機能を使うと、連番で一気にナンバーを表示することも可能で、入力の手間を大幅に省くことができます。
生年月日の入力でも、「セルの書式設定」機能を使い、日付の形式に表示させる設定を行うと便利です。
郵便番号と住所の項目は、「アドイン」機能を利用して、郵便番号から住所を自動で入力することも可能です。

入力の際には、「Enter」を押して、次のセルにカーソルを進めますが、カーソルの移動方向を下や右に変更することも可能です。
このように、とくに住所録などの入力の効率性を高めるエクセル各機能の詳しい設定・活用方法を中心に、住所録入力業務で大きな力を発揮するエクセルの便利な活用法をぜひマスターしておきましょう。

エクセルには、便利な機能が数多く用意されていますので、これらを上手に活用し、業務の効率化を図りましょう。