3.オプション設定

3−1　オートコンプリート機能

オプション設定では、エクセルをより快適に使用するためのさまざまな設定が可能です。
例えば、「オプション設定」の「編集」中にある、「オートコンプリート」機能を有効にすると、セルに文字を入力するとき、頭文字を入力するだけで、同じ列で読みが一致するデータを呼び出してくれます。「山田太郎」と入力した同じ列では、「や」と入力しただけで山田太郎さんが呼び出されますので、担当者名のような繰り返し同じ名前を入れる際などに入力時間の短縮が可能になります。
しかし、同じデータの入力がない場合や、極めて少ない場合には、オートコンプリート機能がかえって煩わしかったり、ミスの原因になる場合もあますので、この機能は解除しておく方がよいでしょう。場面に応じて使い分けるようにしてください。

3−2　カーソルの移動方向の指定

住所録の入力では、1件ずつ入力を行いますので、「Enter」キーを押した時にカーソルが右に移動すると便利です。初期設定では、カーソルは下に移動するようになっていますので、変更しなければなりません。
変更は、メニューバーの「ツール」から「オプション」を開き、「編集」タブの「入力後にセルを移動する方向」を右にしておくだけです。こうすれば、「Enter」を押した時に、カーソルは右のセルへ移動するようになり、連続した入力が可能となります。

また、「Tab」キーを押してカーソルを右に移動する方法もあります。この場合、オプションの「入力後にセルを移動する方向」は初期設定値の「下」でも差し支えありません。「Tab」キーを使用した場合、1行のすべての項目の入力が終了した後で、「Enter」キーを押すと、次の行の先頭項目へカーソルが移動するようになっています。
どちらの方法が入力しやすいかは、人によってさまざまですので、入力しやすい方法を選んで、スピードアップにつなげましょう。

3−3　その他のオプション設定

エクセルでは、このほかにもさまざまなオプション設定が可能です。
例えば、エクセルを起ち上げた際のシート数を設定することができます。初期設定値では3つのシートが開くようになっています。
また、「自動保存」のタブでは、自動保存を行う間隔や場所を設定することができます。この機能は、在宅ワーカーにとって必須機能といってもよいでしょう。もし、入力作業中に停電やマシントラブルでパソコンがフリーズしてしまい、入力したデータが、すべて消えたとしても、自動保存の機能が働き、パソコンが自動的にデータを保存していれば被害が少なくて済みます。したがって、短い間隔で自動保存がされるように設定しておくことが望ましいといえます。

オプションには、これらのほかにも各種の設定がありますので、オプション設定を上手く活用し、入力作業を行いやすい環境を整えていきましょう。

「オプション設定」は、必要に応じて利用しましょう。初期設定が業務に適さないと感じた場合に変更するようにしてください。