5.「検索」と「置換」

必要な情報を探すには、「検索」機能が便利です。さらに検索した文字列を、異なる文字列に一括で置き換える「置換」という機能もあります。「置換」の機能を利用することで、修正作業が容易に行えるようになりますので、必ず覚えておきましょう。
では、実際の作業手順を説明します。
まず、「検索」ですが、これは、メニューバーの「編集」から「検索」を選択し、検索したい文字列を入力して「すべて検索」または「次を検索」ボタンを押します。この際、「すべて検索」を選ぶと、該当するキーワードの一覧が表示され、「次を検索」を選ぶと該当する文字列のセルに次々とジャンプしていきます。

次に「置換」の方法ですが、例えば、「（株）」と入力したデータを「株式会社」に置き換える場合では、検索する文字列に、「（株）」、置換後の文字列に「株式会社」と入れて「すべて置換」または「置換」ボタンを押します。この際、「すべて置換」を選択すると一気に全て置き換えられますので、複数の同じデータを修正したい時は大変便利です。

一方、「置換」ボタンを選択した場合には、各セルの確認を行いながら、順番に置換していきますので、校正のように慎重に行わなければならない作業の場合には、こちらの方法を採用した方がよいでしょう。

「検索」や「置換」は、表記の統一の際にとくに便利な機能で、データ入力業務には欠かすことのできない機能のひとつです。