7.「関数」

7−1　データ入力業務と関数

複雑な計算を簡単な手順で実行できる「関数」は、エクセルを使いこなすためには欠かせない機能のひとつです。データ入力業務でも関数を使いこなすことで、大幅に業務の処理スピードを向上させることができます。
例えば、関数を使って2つのセルの数値の平均値を算出する場合、メニューバーの「挿入」から「関数」を選択したうえで、平均値を出す関数「AVERAGE」を選び、数値1に該当する2つのセル番号をコロンで区切って入力し、数値2に平均値を表示するセル番号を入力して実行すると、平均値が表示されます。
しかし実際は、数値を算出する関数は入力業務には直接関係しません。それよりも文字列に関する関数、例えば、半角英数字を全角英数字に一括で変換する関数や文字列を分割したり、取り出したりする関数など、計算をするための関数ではなく、データの編集を一括で行うための関数をよく使用します。

以下、入力業務に利用できる関数のうち、重要と考えられる次の関数について、簡単に説明しておきます。

1）半角文字を全角文字にする関数

半角の英数字・記号・カタカナを全角に変換する場合には、「JIS（ジス）関数」が用意されています。例えば、住所や電話番号、郵便番号の原稿が半角で表記されている場合で、これを全角に修正する際などに使用します。

2）全角文字を半角文字にする関数

全角の英数字・記号・カタカナを半角に変換する場合には、「ASC（アスキー）関数」が用意されています。使用方法は、JIS関数と同様ですが、カタカナも半角に変換されてしまいます。一般的に、カタカナは全角での入力を指定されることが多いですから、注意も必要です。

3）入力されたデータのフリガナを取り出す関数

すでに入力された文字列のフリガナを取り出す場合は、「Phonetic（フォネティック）関数」を使用します。この関数は、漢字変換前に入力した文字列を表示する関数ですので、入力時に正しい読み方で入力をされていない場合には、誤ったフリガナが表示されてしまいますので注意が必要です。

4）別々のセルのデータをひとつのセルにまとめて表示する関数

複数のセルに分かれているデータをひとつの項目にまとめる場合は、「Concatenate（コンキャティネイト）」関数を使用します。この関数を使用すると、例えば、住所録の原稿で、都道府県名と住所が異なるセルに表示されているような場合、ひとつのセルにまとめて表示することができます。
「Concatenate」関数とは逆に、住所データを都道府県とそれ以下のデータに分割することもできますが、「住所を都道府県とそれ以下のデータに分割する」という関数は、残念ながらサポートされていません。したがって、IF関数を中心に複数の関数を組み合わせて式を作成することになります。こうした応用力も、データ入力業務に携わる方には求められます。

5）電話番号の項目から携帯番号を抜き出す方法

次に、複数の関数を用いて、電話番号のデータから携帯電話の番号のみを抜き出す方法を説明します。
この作業は、まず入力された電話番号のアタマ3桁が「090」、「080」、「070」のいずれかであるかを判断した後、このいずれかの番号である場合に電話番号を取り出す、というように2段階で作業を行います。
まず最初に、左端から指定した文字数を取り出す「LEFT（レフト）関数」を使い、すべての電話番号のデータの左から3文字分を抽出します。抽出が完了したら、次に携帯番号のみを抜き出す作業をしていきます。
「IF関数」を使用して、アタマ3文字分のデータが「090」、「080」、「070」に該当する場合、元の電話番号を表示するように、それ以外の場合は何も表示しないように指定します。

7−2　関数使用時のポイントと注意点

以上、入力作業に応用できる関数をいくつか紹介してきましたが、続いて関数を使用する際のポイントと注意点について説明をしていきます。
まず、関数を使用する時は、列を新しく作成し、そこで実行をするようにしましょう。間違っても、既にデータが入っている場所で実行しないよう注意してください。そして、入力した関数を、他のセルにも適用させたい場合は、オートフィル機能を活用して適用させたい範囲迄ドラッグし、数式をコピーしましょう。
関数を使用した場合、最後の処理として忘れてはならないのが、文字データへの変換です。関数を使用して作成したデータは、文字のデータではなく、あくまでも関数式です。そのままの状態でクライアントに納品することはできませんので、関数で表示させたデータを文字データに戻す必要があるわけです。
この手順は、次のとおりです。

　�@関数で表示されている列をコピーします。

　�A貼り付ける列を選択し、右クリックから「形式を選択して貼り付け」を選択します。

　�B「形式を選択して貼り付け」のウィンドウが表示されたら、「値」にチェックを付けてOKをクリックします。

以上の操作で、貼り付けられたデータは、関数のデータから文字(数値)のデータに変わりますので、関数で置き換えられているデータや不要なデータを削除し、作業が完了します。

エクセルには、さまざまな種類の関数が多数サポートされています。データ入力業務では、とくに文字列に関する関数の活用が作業の効率化につながります。