8.「郵便番号変換ウィザード」

8−1　「郵便番号変換ウィザード」とは

住所録を作成する際、最も入力に時間を要するのが、住所の項目です。住所の入力は、その他の氏名や電話番号の項目よりも文字数が多いため、大きな労力が必要になってきます。とくに、手書きの原稿で、解読しにくい住所の一部を調べて入力していくとなるとなおさらです。
このような場合は、エクセルのアドイン機能の「郵便番号変換ウィザード」を活用することで、入力に要する時間と手間を大幅に軽減することができます。それは、「郵便番号変換ウィザード」には、すでに入力された郵便番号から指定したセルに住所を表示させる機能があるからです。さらに、「郵便番号変換ウィザード」は、この逆に、住所から郵便番号を表示する機能も備えています。
なお、これと同じような機能として、日本語入力システムのMS−IMEやATOKの郵便番号変換機能がありますが、これらは1データずつの処理しかできません。しかし、「郵便番号変換ウィザード」は、セル範囲を指定して一括処理ができるため、入力の件数が多い住所録や名刺データを作成する際には、「郵便番号変換ウィザード」を使用した方が便利であるといえます。

8−2　「郵便番号変換ウィザード」を使った入力方法

それでは、「郵便番号変換ウィザード」を使ったさまざまな入力方法について説明を進めます。

1）住所から郵便番号を表示する方法

作業に先立ち、郵便番号を表示させる列を作成しておきます。そして、「ツール」の「ウィザード」から「郵便番号変換ウィザード」を選択すると、「郵便番号変換ウィザードダイアログボックス」が表示されます。
そこで、「住所から郵便番号を生成する」にチェックをつけ、変換元の住所のセル範囲と出力する郵便番号のセル範囲の指定を行い、「完了」ボタンを押します。これで指定された範囲に郵便番号が生成されます。
この方法を採用すれば、郵便番号の記載がないデータや以前の3桁や5桁の旧郵便番号が含まれている住所録などの入力作業において、「最新の郵便番号で納品して欲しい」という指示があった場合でも、新しい郵便番号を簡単に生成することができるようになります。

2）郵便番号から住所を表示する方法

郵便番号から住所を生成する方法も、作業は基本的に同じです。ダイアログボックスで今度は「郵便番号から住所を生成する」にチェックをつければ、指定した範囲に住所が生成されます。
しかし、郵便番号から生成できる住所は、市区町村までですので、番地や建物名などは入力する必要があります。

3）都道府県が不明な住所の都道府県を調べる方法

都道府県の記載がないデータの都道府県を郵便番号変換ウィザードを利用して簡単に調べる方法を説明します。
まず、郵便番号変換ウィザードで生成する住所を一時的に表示させるために空欄の列を1列作っておきます。こうした後、「郵便番号変換ウィザード」で、「郵便番号から住所を生成する」にチェックを入れ、一時的に作成した列の指定したセルに住所を生成します。郵便番号変換ウィザードによって生成される住所は都道府県からの表示となりますので、ここで表示された都道府県名を住所データに追加すれば完了です。
住所録入力で、元原稿に都道府県が欠落している場合、このような手順で追加修正を行えば、インターネット等で調べるより時間が短縮され便利です。

住所録の作成には、「郵便番号変換ウィザード」の活用が不可欠です。エクセルに組み入れて利用法をマスターし、効率的な業務遂行を実現してください。