第7章では、クライアントとやり取りを行う上で一番使用頻度の高いメールについて解説していきます。
メールは、在宅で業務をする上で欠かすことのできない重要な連絡手段のひとつとなりますので、メールの機能をしっかり理解し、上手に活用しましょう。
また、業務上で使用するメールは一般的にビジネスメールといわれ、その形式には暗黙の了解とされているマナーがありますので、それについても併せて理解しておきましょう。
なお、本章では、Windowsに標準搭載されているOutlook Express Ver.6.0を使って説明を進めていきますので、その他のメールソフトを使用している場合には、使用しているソフトのマニュアルにしたがい、設定変更の方法などを確認してください。

1.メールの設定

1−1　新着メッセージの設定

「新着メッセージ通知の設定」については、まず、新着メッセージのチェックが何分ごとに設定されているか確認しておきましょう。
初期設定では通常30分になっていますが、これは、メールソフトが送受信を行う間隔が30分おきになっていることを表しており、このままの設定では、メールを立ち上げてから30分に1回しか送受信が行われません。
もしこのままの状態ですと、例えばクライアントからのメールが、最も遅い場合、30分経過しないと確認できないということになります。そして、そのメールの内容を確認してクライアントに返答するとなると、さらに時間がかかってしまいます。クライアントがワーカーの返答をずっと待っていてくれるのであればいいのですが、業務を依頼してくるクライアントは基本的に急いでいる場合がほとんどで、もし急いでいなくても送ったメールの返答はすぐに欲しいと思っているものです。
したがって、メールを送信してから30分以上も返信がこない人よりも、送ったメールにすぐに返信をくれる別の人に業務をお願いしてしまうということが実際にもよく見られます。つまり、メールの返信が遅い在宅ワーカーには、発注が行われないという危険性があるわけです。
そうした事態を招くことがないよう、新着メッセージ通知は5分以下の時間に設定しておくとよいでしょう。また、それと同時にメールが届いた時に音で知らせてくれる機能もありますので、これも上手に活用してください。

1−2　開封確認メッセージ

「開封確認メッセージ」とは、送信したメールを受信者が開いたときに「開きました」とメールで知らせてくれる機能で、相手に届いたかどうかを自動的に確認ができる大変便利な機能です。しかし、相手によっては、その機能を設定してメールを送ることが失礼になってしまう場合がありますので、用途に応じて使用するようにしましょう。
なお、この機能については、データ納品時などに活用することで、納品メールが届かなかったなどというトラブル回避に役立ちます。

1−3　メール送信形式

「メールの送信形式」には、HTML形式とテキスト形式の2種類があります。
まず、HTML形式のメールは文字の大きさや色を変えたり、背景に画像を入れることができますので、ウェブページのような構成でメールを作成することができます。
一方、テキスト形式は、テキスト、つまり文字のみで構成されたメールで、文字の装飾などはできない形式です。
HTML形式のメールは、相手のメールソフトや設定によって受信が不可能な場合があります。また、例え対応しているメールソフトを使用していたとしても、メールを必ずしもパソコンで受信するとは限りませんし、相手方で携帯電話などに転送している場合にも、適正に受信できないことがあります。
また、HTML形式のメールは、ウィルスを増殖させてしまう可能性や、メールの容量がテキスト形式に比べて大きくなるということから、テキスト形式のメールを使用するのがビジネスメールのマナーとされています。

1−4　添付ファイルの開き方

通常、メールにはファイルを別に添付して送ることができる機能があります。この添付ファイルは、例えばクライアントから業務の指示を受ける際など、業務上のやり取りをするうえで非常によく使用されます。
ただ、一般に、パソコンを購入したときの設定のままでは、添付ファイルを開くことができません。というのは、ウィルス感染からパソコンを守るために、初期設定では「ウィルスの可能性がある添付ファイルを保存したり開いたりしない」という設定になっているからです。しかし、業務でメールを使用するという場合には、この設定のままでは支障をきたしてしまいますので、解除して使用する必要があります。
実際の使用にあたっては、先に学習したウィルス対策の観点から、添付ファイルを開くときは安全かどうかをしっかりと確認するように習慣づけてください。また、アップデートをした場合には、再度設定をしなければなりませんので注意しましょう。

1−5　メール画面のレイアウト表示

「メール画面のレイアウト表示」には、「プレビューウィンドウ」を表示するかしないかを選択することができます。
「プレビューウィンドウ」とは、上段に件名や送信者名を表示させ、下段にそのメールの本文を表示できるもので、初期設定の状態だとプレビューウィンドウは表示される設定になっています。これは、件名を選択して一定時間をおくとメールの本文を自動的に表示してくれる一見便利な機能ですが、開いただけでウィルスに感染するようなメールを受信してしまった場合には、ウィルスに感染する危険性が高くなってしまいます。ウィルス感染の防止のためには、「プレビューウィンドウ」は表示させないようにしておくのが賢明です。

1−6　メールの送信者名

「メールの送信者名」とは、メールを送ったときに、相手側に表示される「送信者」の名前のことです。
この送信者名にニックネーム等を使用している場合がありますが、友達同士でメールを使用する際には問題がなくても、ビジネスメールでは不適切といわざるをえません。そのままクライアントにメールを送ってしまうと、クライアントはメールを開かない限り、どこの誰からのメールなのか分かりません。誰からのメールなのか分からない表示名を使用することは、クライアントに失礼にあたりますし、後でメールを探す場合にも時間を要してしまいます。
また、ウィルスメールと勘違いされ、削除されてしまう可能性も高いですので、業務で使用する際のメールの送信者名は、自分のフルネームに設定しておきましょう。

1−7　署名

「署名」は、メール文章の最後「自分はどこの誰なのか」ということを相手に伝えるために入れるものです。ビジネスメールでは、署名は名刺のようなものといえます。
署名には、メールの受信者に、メール以外の手段でも連絡が可能となるよう、メールアドレス以外にも、氏名、電話番号、FAX番号、住所などを明記しておくようにしましょう。
また、署名は、本文と区別できるように、ハイフンや*印や☆印などの記号を使って区切るようにしておくとよいでしょう。ただ、長すぎる署名はかえって本文を読みづらくしてしまいますので、最大でも5行程度にまとめるようにしておきましょう。
なお、署名の設定方法は、2種類あり、全てのメールに自動的に署名を入れる方法と、メールを作成する都度、選んで入れる方法がありますが、どちらか使いやすいほうを選んで使用してください。

1−8　メッセージルール

「メッセージルール」とは、受信したメールをある一定の条件に基づき、受信するフォルダを自動的に分類したり、自動で返信することができる機能です。
初期設定の状態では何も設定されていませんので、メールはすべて「受信トレイ」に届きますが、この機能を活用することで、例えば、特定のクライアントからのメールは、専用のフォルダに入るようにして、私用で使うメールと区別したり、外出時にクライアントからメールが届いたら携帯電話に転送するというような設定ができるため、用途に応じてメールを効果的に活用できます。
また、業務の連絡などの重要なメールが、他の私用のメールに埋もれてしまって気づかなかったというような事態を避けることができ、さらに、届いたメールの検索も容易に行えるようになります。
このほかにも、スパムメールや未承諾広告メールのような不要なメールを自動的に削除するようにも設定できる大変便利な機能といえますので、用途に合わせて設定しておくようにしましょう。

メールは在宅ワーカーにとって、必要不可欠な連絡手段です。常にメールを介した連絡がスムーズに行えるような態勢作りをしておくことが重要です。