2.ビジネスメール

2−1　ビジネスメールの体裁

これまで、さまざまなメールの設定について説明してきましたが、ここでは、それらを踏まえて実際にビジネスメールの書き方について解説します。
ビジネスメールの形式には決められたものはありませんが、今やビジネス文書のひとつといえるほど普及していますので、この点に留意しておかなければなりません。
まず、件名については、どのような用件でメールを送ったか一目で分かるようなタイトルを入れましょう。なお、件名を入れ忘れたり、メールの内容が分からないような「こんにちは」や「いつもお世話になっております」などの挨拶の言葉は、クライアントがメールを受信した場合や後でそのメールを探すときに非常に不便ですので注意しましょう。
次に本文の記述ですが、1行目はメールを送る相手の名前を入れます。
ビジネスメールであっても、送信先は個人であることが多いですので、通常の敬称である「様」を使用するのが一般的ですが、個人を特定せずに会社を宛先として送る場合には「御中」となります。この際、法人格は省略せず、例えば、（株）ではなく、株式会社とする方がよいでしょう。
1行目に送る相手の名前を記述した後は、1行あけて本文を記述します。本文の内容を記述する場合は、相手がメールを開いたときに、行の途中で勝手に改行され、体裁が崩れてしまいますので、1行の文字数はだいたい30〜35字程度として改行するよう心がけましょう。
また、本文の内容が変わるときは1行空け、相手に見やすいものとなるような配慮も必要です。
本文の記述が終了したら、また1行あけて、「以上」と右寄せで入力し、最後に署名を挿入します。
これが、ビジネスメールの形式のひとつとなりますが、メールを送る前に必ず誤字や脱字がないか、テキスト形式になっているかを再度確認して送信するように心がけてください。

2−2　ビジネスメールのマナー

最後に、ビジネスメールのマナーについて、いくつかポイントを説明します。

1）送信時刻

メールの送信時刻は、パソコンの時計に基づいて表示されるようになっていますので、パソコンの時計が狂っている状態でメールを送信すると相手に届いたメールの時刻が狂ったままになってしまいます。そうすると、受け取った相手が後でメールを探す際に大変不便になりますので、普段からパソコンの時計が正確かどうかは確認するようにしておきましょう。

2）文字の半角全角について

メールを書く際には、漢字やカタカナは全角、英数字は半角に統一しておくと見やすくなります。なお、英数字を全角にしてもとくに問題はありませんが、メールアドレス等の記述は、受け取った相手がそのままコピーして使用する場合がありますので、必ず半角で入力するようにしましょう。
また、半角カタカナは、相手の環境によっては文字化けをする可能性がありますので、使用しないようにしましょう。

3）顔文字

「顔文字」の使用はメールでの表現方法を豊かにしてくれますが、業務でのやり取りの際には失礼にあたりますので、使用してはいけません。

4）機種依存文字

これについては後ほどで詳しく説明しますが、代表的な機種依存文字として、マル数字やローマ数字、株式会社を省略した記号などがあげられますが、相手のパソコンの環境によっては、そのような機種依存文字は文字化けする場合がありますので、これも使用しないように習慣づけておきましょう。

5）メールの返信

返信機能を使用して返信すると相手が送ってきたメールの内容全てに引用マークがつきます。それをそのままにして、その上に本文を記載し返信してくることがよくありますが、これはメールが長くなり相手に嫌がられる場合があります。引用をする場合でも、必要なところだけを抜粋するようにしましょう。

メールは、ビジネスメールのルールにしたがって適切に作成し、送信するよう心がけておきましょう。