第8章では、ファイルの圧縮と解凍について説明していきます。
圧縮、解凍という作業は、在宅ワーカーにとって必須のテクニックです。例えば、データファイルをメールの添付で納品する際に圧縮したり、圧縮されて送られてきたデータを解凍するなど、データの容量を小さくして送受信の時間を短縮する目的で頻繁に使用します。
また、それ以外にも圧縮・解凍にはさまざまな利点がありますので、しっかりと理解しておきましょう。

1.圧縮・解凍の概要

1−1　データやファイルの圧縮

圧縮とは、ファイルの内容を変えずに、容量を小さくする処理のことをいいます。
簡単なイメージとしては、布団の圧縮を思い浮かべてください。布団を何枚か圧縮袋に入れ、掃除機で空気を抜くと容量は小さくなりますが、データの圧縮も掃除機に代えて圧縮ソフトを使って圧縮処理を行うことで、容量を小さくすることができます。
この圧縮や次に説明する解凍を行うためには、専用のソフトが必要です。この圧縮ソフトには、さまざまな種類のものがありますが、これらのソフトは総称して、「アーカイバ」と呼ばれ、圧縮されたファイルは「アーカイブ」と呼ばれています。また、複数のファイルをまとめて圧縮すると、ひとつのファイルになることから、圧縮されたファイルのことを「書庫ファイル」ともいいます。
なお、ファイルを圧縮しても、元のファイルそのものが圧縮ファイルへと変わるのではなく、新しく圧縮ファイルが作成されるので、元のファイルが消えてなくなることはありません。また、「tif」や「jpeg」といった形式の画像データは、最初から容量を小さくしているファイル形式なので、圧縮処理をしてもほとんどサイズは変わりません。この点にも注意が必要です。

1−2　圧縮されたファイルの解凍

解凍というのは、圧縮されたファイルを元の状態に戻すことをいいます。
圧縮されているファイルは、そのままでは開くことができませんので、解凍作業が必要になります。先ほどの身近な例で考えると、圧縮した布団をふっくらとした元の状態に戻すために、布団を圧縮袋から取り出す作業のようなものになります。つまり、圧縮ファイルは、解凍ソフトを使って解凍処理を行うと元のデータに戻るということです。
先ほども触れたとおり、この解凍にも、専用のソフトが必要になります。ソフトには、圧縮と解凍の両方ができるものや解凍しかできないものなどさまざまな種類があります。ただ、圧縮形式に対応した解凍ソフトでなければ解凍を行うことができませんので、注意しておきましょう。

1−3　圧縮・解凍のメリット

圧縮・解凍には、さまざまな利点があります。データ入力業務を行う在宅ワーカーが圧縮を行うのは、作成したデータを納品する場合や、パソコンのバックアップをする場合など、ファイルの容量を小さくする必要があるときであり、解凍を行うのは、クライアントからデータが圧縮して送られてきたときです。
メール添付の際に容量が小さければ当然送る時間が短くて済み、受け取る相手にとっても親切であるといえます。あまりデータの大きなファイルをメールに添付して送ると、それだけでマナーのわからない非常識な人だと思われてしまう可能性もありますので注意が必要です。ただ、データを受け取る相手が圧縮・解凍ソフトをインストールしていない場合も考えられますので、圧縮したファイルを納品する場合などは、「圧縮してお送りします」などと、一言断っておく配慮も必要といえます。
その他にも圧縮の利点があります。それは、例えば、テキスト形式のファイルを添付して相手に送った場合、メールソフトによってはそのまま添付するとデータが壊れてしまう場合がありますが、圧縮することでそれを防ぐことができるという点です。
また、圧縮したファイルを「書庫ファイル」と呼ぶように、圧縮することによって複数のファイルをひとつのファイルにすることができます。例えば、メールで複数のファイルを送りたい場合、そのまま何点ものファイルを添付して送ったのでは、送る側も受け取る側も面倒になります。これらのファイルをひとつのフォルダにまとめたとしても、フォルダはメールに添付することができません。しかし、それらをフォルダごと圧縮すれば、複数のファイルがひとつの書庫ファイルとして作成され、メールに添付することが可能になります。後は、受け取った側でそのひとつの書庫ファイルを解凍すれば、複数のファイルが入っているフォルダがひとつ現れるということになり非常に便利です。

圧縮・解凍はデータ入力業務の必須テクニックであり、今や常識でもあります。しかし、圧縮・解凍には形式や互換性など注意する点も数多くありますので、正しく理解し、確実に使いこなせるようになりましょう。

添付ファイルのデータサイズが大きい場合には、ファイルを圧縮してやり取りすることが基本です。したがって、ファイルの圧縮・解凍は在宅ワーカーにとって必須の知識です。