第9章では、データ入力業務に欠かすことのできない日本語入力ソフトについて解説していきます。
日本語入力ソフトとは、入力した文字を漢字に変換してくれるソフトで、キーボードで日本語を入力するときに自動的に起動して働いているものです。よく、エクセルやワードが日本語に変換する作業もしてくれていると誤解している方を見受けますが、そうではありません。これまで、パソコンで日本語が入力できるのは、当たり前すぎて、他のソフトに比べて意識することが少なかったと思います。しかし、ストレスなく文章を入力できるのは、すべて縁の下でしっかりと日本語入力ソフトが働いてくれているからです。データ入力業務に必須のこの日本語入力ソフトを使いこなすと、業務の効率化やスピードアップにつながりますので、しっかり理解しましょう。
また、併せて、機種依存文字など、送信先のパソコンで表示されない可能性のある文字があることも確認しておきましょう。

1.日本語入力システム

1−1　日本語入力ソフトの種類

日本語入力ソフトとしては、Microsoft社のIME（アイエムイー）やジャスト・システム社のATOK（エイトック）が広く普及しており、Mac用では「ことえり」が一般的です。
ここでは、Windows対応の2つの日本語入力ソフトについて、簡単に特徴を説明します。
まず、IMEですが、本来、IMEというと、入力するプログラム全般のことをいいますが、日本では、Windows標準の日本語入力ソフトのことを指す場合が多いようで、Windowsユーザーの大半は、このIMEを使っています。郵便番号辞書や単漢字辞書、また漢字の検索機能など、データ入力をする際に便利な機能が多くあります。
次に、ATOKというソフトは、ジャスト・システムという日本の会社が開発・販売しているソフトで、同社の「一太郎」というワープロソフトに付属していますが、単体でも販売され、各OSにも対応しています。データ入力に便利な機能が数多く備わっており、大変優秀なソフトですが、パソコンに入っていない場合もありますので、利用したい場合には、確認しておく必要があります。

1−2　日本語入力環境を確認する

次に、自分のパソコンが使っている日本語入力ソフトの種類とバージョンを確認してみましょう。
まず、バージョン情報は、データ入力に使うための、新しい郵便番号辞書をインターネット上からダウンロードしたり、不具合のある場合にアップデートプログラムを更新する際に必要になります。
ここではWindows XPを例にとって見ていきます。
通常、日本語入力ソフトの言語バーは画面の右下に表示されています。アルファベットの「Ａ」とか一般の「般」の文字や、工具箱のような絵の付いたものがそれです。このツールバーからヘルプのバージョン情報へたどっていくと、現在使用しているソフトとそのバージョン情報を確認することができます。
さらに詳しい情報を確認したり、設定をする際には、言語バーの上で右クリックし、設定を選ぶと、「テキスト　サービスと入力言語」の設定画面が出てきます。ここでも、日本語入力ソフトに何が使用されているか分かり、また、使用するソフトの変更や言語バーの基本設定も行うことができます。

1−3　日本語入力ソフトの辞書機能

次に、日本語入力ソフトの辞書機能について解説していきます。辞書を使いこなすことで、データ入力業務の効率性が高まりますので、ぜひ活用してください。
まず、ここでいう辞書とは、言葉の意味を調べるものではなく、入力された文字を漢字に変換するための用語・用例が準備されているものです。これには大きく分けて「システム辞書」と「ユーザー辞書」の2種類があります。

システム辞書とは、日本語入力ソフトにあらかじめ用意された辞書のことで、予想されるほとんどの単語や用例が用意されおり、ユーザー辞書とは、ユーザーが自分で登録した単語や辞書の学習結果が保存されているものです
日本語入力ソフトは、システム辞書とユーザー辞書の2つを使って日本語変換を行っています。ただし、これらの辞書はダウンロードしたり、初めからパソコンにインストールされている場合でも、セットしなければ使うことはできません。身近な例でいうなら、日本語入力ソフトがインストールされているという状態は、本棚で辞書を保管している状態で、それを使うためにはその辞書を机の上に持ってきて広げるといった「すぐ使える状態」にしておかなければなりません。それが、「セットする」ということです。セットした辞書が多ければ多いほど、ソフトも一度の変換でたくさんの候補を出すことができるようになります。
データ入力業務に必須の辞書としては、「人名地名辞書」や「単漢字辞書」、「郵便番号辞書」といったものが上げられますので、これらは「すぐ使える状態」にしておくことが望ましいといえるでしょう。しかし、これらの辞書もソフトの種類やそのバージョンによって中身が変わってきます。とくに、地名や郵便番号は、最近の市町村合併などにより、変更されている箇所も多いようですので、最新のバージョンにアップデートしておくことが望ましいといえます。
また、セットした辞書が多すぎても、それだけたくさんの言葉を比較することになるので、システムに負担がかかり、かえって不便になることもあります。したがって、業務の内容によって入れ替えたり、「変換モード」を上手に使って作業の効率と正確性を向上させるように工夫をしてください。

日本語入力ソフトは、業務の内容に適した辞書をセットしておくことで、業務の効率化に一層役立ちます。