3.注意すべき文字

3−1　JIS規格の文字

まず、JIS第一水準、第二水準について説明します。JISという言葉は、みなさんも耳にすることが多いと思いますが、日本工業規格のことで、パソコンに登録されている文字もその規格で定められています。
第一水準に定められているものは、日常よく使われる文字で、第一水準よりも使用頻度が低いものが第二水準とされており、人名や地名、旧字などが定められています。このJIS第一水準と第二水準を合わせると6000字以上が登録されていますが、JIS第一、第二水準では文字が足りないので、最近になってJIS第三水準が制定されました。
JIS第三水準では、「�焉vや「�普vなどが定められています。しかし、これらは最近作成されたものですので、古いパソコンでは表示されない場合があります。業務で入力する文字は、「誰でも、どのようなパソコンでも見ることができる文字を入力しなければならない」というのが基本とされていますが、人名や地域名の場合には文字を置き換えないというのが基本となっていたり、クライアントや業務内容によって、JIS第一、第二水準以外の文字でも入力が必要な場合があったりしますので、その都度クライアントに確認をとるようにしなければなりません。

3−2　機種依存文字

次に、機種依存文字について説明します。
機種依存文字は、「特定のパソコンでしか読むことのできない文字」のことをいい、異なった種類のパソコンで機種依存文字を使用しているデータを開くと、その部分が勝手に他の文字に置き換えられて表示されたり、文字がまったく表示されなくなったりすることがあります。代表的とされている機種依存文字としては、丸付き数字やローマ数字、センチメートルやキログラムなどの単位や特殊記号などが上げられます。
先ほども述べましたように、入力業務で入力する文字は、「誰でも、どのようなパソコンでも見ることができる文字を入力しなければならない」というのが基本とされていますが、クライアントや業務内容によって、機種依存文字でも入力が必要な場合がありますので、これもその都度、クライアントに確認をとるようにしましょう。

3−3　略字

次に、略字について説明します。
入力業務で手書きの原本を入力する際、画数が多いものは省略して書かれている場合があります。略字は入力業務を行う際、一般的には使用せず、正しい漢字に修正して入力しなければなりません。もし文章の入力をするのであれば、前後関係からある程度予測できますので、正しい漢字を入力することができますが、氏名や住所の漢字が略字になっている場合には、予測ができない場合も少なくありません。この場合にも、クライアントに確認するということを励行してください。

3−4　数字

次に、数字の入力について説明します。
入力業務を行うときに、必ずといっていいほど数字は出てきますが、この数字にも注意が必要です。入力に使用される数字としては、ローマ数字、算用数字、漢数字があります。
とくに、ローマ数字の場合、アルファベットと混同するものがあります。
入力をする際に誤りやすいものとして、例えば、ローマ数字の「�T」とアルファベットの「Ｉ」、ローマ数字の「�X」とアルファベットの「Ｖ」、そしてローマ数字の「�]」とアルファベットの「Ｘ」が上げられます。一見では判断しづらいですが、ローマ数字は住所の建物名で建物の棟番号を表す際によく使用されますので、使用されている部分でアルファベットなのかローマ数字なのかを判断しながら入力する必要があります。
また、算用数字は、一番身近な数字の種類であり、電話番号や郵便番号での入力によく使用されますが、文字の羅列が多く、数字を反対に入力してしまうような入力ミスがよくありますので、しっかりと確認をして入力をするようにしてください。
次に、漢数字ですが、漢数字もローマ数字同様、建物名で建物の棟番号を表す際によく使用されます。入力をする際、これを勝手に算用数字に修正してしまう方を見かけますが、あくまでも原本に沿って入力しなければなりませんので、漢数字は漢数字で必ず入力しましょう。なお、入力指示のひとつとして、クライアントによって、「漢数字を算用数字に修正して入力してください」などという指示がある場合もありますので、これも確認のポイントです。

3−5　その他の注意すべき文字

では、次に見間違いやすい文字について説明します。
入力業務を行うと、似たような漢字が数多く出てきますので、しっかりと校正作業を行わないと誤りに気づくことができません。このようなミスもデータを入力する上で命取りとなってしまいますので注意が必要です。
では、どのような漢字が誤りやすいのか上げていきます。まず、代表的ともいえるのが、「わたなべ」の「なべ」という漢字です。「わたなべ」の漢字表記は一般的に次の4通りです。

このような漢字の入力は、先入観による誤りや、変換ミスを犯しやすいケースが多いですから、入力をする際には、予め意識しておくとよいでしょう。さらに校正を行う際に、原本をしっかりと確認する必要があります。とくに�Bと�Cの「なべ」は原本を一瞥しただけでは判断しにくいので、注意しながら入力作業を進めましょう。
その他の代表的なものとしては、｢さいとう｣の｢さい｣の字が上げられます。これも一般的に次の4通りがあります。

まだこの他にも「沢」と「澤」や「広」と「廣」など、誤りやすい文字がたくさんありますので、誤りやすい漢字を一覧にするなどして、注意して入力するようにしましょう。
最後に全角・半角と大文字・小文字について説明していきます。
まず全角・半角についてですが、全角は、通常の文字サイズを表し、半角は全角の2分の1の大きさの文字サイズを表します。そして、大文字はアルファベットの大きな文字、小文字はアルファベットの小さな文字のことです。
当たり前のように思う説明ですが、実際入力を行っていくと、「大文字＝全角」、「小文字＝半角」と混同している方が多く見受けられます。入力業務を行ううえで、このようなミスも命取りとなりますので、しっかりと理解しておきましょう。

機種依存文字は、異なるパソコンの機種では再現できない可能性があることを理解し、ご自身の経験から入力ミスが生じやすい用語を予め一覧にしておくなど、普通以上の注意をもって業務にあたるという姿勢も必要です。