第11章では、業務受注活動の方法から契約、そして原稿受領から仕様書内容の確認のポイントについて、学習を進めていきます。
受注活動は、データ入力会社に登録せずにお仕事を開始される場合には非常に重要な活動になります。また、受注確定後に受け取る仕様書は、クライアントからの依頼内容の詳細が記載されている書類ですので、確実に内容を把握しなければならないことに留意して、学習を進めてください。

1.業務受注までのポイント

１−１　自らのスキルチェック

それでは業務を受注するまでのポイントを見ていきましょう。
まず、業務を受注する前に、自分のスキルを十分に把握しておきましょう。業務の依頼があった際、そのデータの種類と量から、自分ならどのぐらいの時間で業務を完成できるかを判断できなければ、業務を引き受けることはできません。
したがって、データの種類ごとの自分の入力スピードを予め把握しておくことは不可欠な要素です。住所録のように、名前や住所、電話番号といった項目があるデータや、本の原稿のように、文字だけのデータなど、さまざまな種類があります。単に、データ入力といっても、種類によって入力方法や入力スピード、校正にかかる時間が大きく変わってきますので、各々のケースごとの把握が必要です。
ではまず、自分の入力スピードを測ってみましょう。自宅にある書籍や名簿などを準備し、それらの内容を実際に入力することで、入力スピードを測定することができます。
このような確認を行い、ご自身の入力と校正を含めた処理時間を事前に把握しておけば、全体のスケジュールが立てやすくなります。
また、住所録などのデータは、項目の数だけでなく、項目の内容によっても入力時間が異なってきます。メールアドレスやURLなど、入力しにくく、誤りやすい項目が増えると予想以上に入力や校正に時間がかかります。さらに、原本の状況や手書きか活字かの違いなどによっても作業時間が異なってきますので、さまざまな種類のデータ入力を想定して、事前にシミュレーションしておくことが必要です。

１−２　受注活動の方法

データ入力業務を受注するためには、依頼先を開拓しなければなりません。そのための方法は、人や環境によってさまざまですが、大きく分けると、自分で営業活動を行う方法と、データ入力会社などへ登録してそこから業務を請け負う方法があります。もちろん、その両者を併用する場合もあります。
企業から直接業務を受注する場合は、自ら営業活動を行わなくてはなりません。チラシを配ったり、知人に紹介してもらった会社を訪問する方法、直接電話をかける方法もありますが、現在ではインターネットを活用することが多くなってきています。つまり、自分のHPを開設したり、SOHOの情報を扱うサイト上で、自分をアピールする方法などが考えられます。また、企業の求人情報を検索し、データ入力業務の外部委託が発生しそうな企業に対して営業するという方法も考えられます。
直接企業から受注するメリットとしては、何よりも間に仲介業者が入らないため、高い報酬が得られるということがあげられます。逆に、デメリットとしては、営業、見積り、契約、請求などの手続きを全て自分で行わなければならないということや、営業が成功しなければ業務そのものが発生しないというリスクがあることなどが上げられます。
一方、データ入力会社へ登録する場合は、まず、インターネットなどでワーカーの登録を行っている会社を探します。そこに応募し、登録されると、業務を発注されるという仕組みになっているのが一般的です。ただ、登録の際には、ワーカーの能力や仕事ぶりを判断するためのトライアルやテストを受けなければならないことが多くなっています。
この場合のメリットは、自分で営業をしなくて済むことや、報酬も登録会社が精算し、入金してくれるため手間がかからないことなどが上げられます。一方、デメリットはとしては、営業委託費的な中間マージンが差し引かれるため、直接請け負うより報酬が低減します。また、高い登録料や紹介料を取りながら実際の業務を発注しないといった悪徳な業者も数多く存在していますので注意が必要です。
なお、データ入力業界については、知識編で詳しく説明していますので、復習しておきましょう。

１−３　受注までの流れ

企業から業務を直接受注する場合と入力会社に登録して業務を請け負う場合とでは、実際に業務を始めるまでの流れが多少異なりますので、ここで各々の場合について、簡単に一般的な流れを説明しておきます。
まず、企業から直接受注する場合ですが、先に説明したとおり、まず営業活動をして、企業へ働きかけます。営業が成功した場合、企業から発注前に見積りの依頼があるのが通常です。そして、提出した見積りが承認されて初めて、その業務が発注され、受注・契約へと進んでいきます。
一方、入力会社に登録する場合は、まず登録の申請をし、トライアルや試験などを経て、登録がなされます。そして、入力会社とワーカーの間で契約書や覚書など、業務全般に関する包括的な取り決めを行ったうえで、業務の連絡が届くのを待つことになります。

１−４　見積書の作成

ここで、見積書について、簡単に解説します。前述のとおり、企業から直接業務を請け負う場合、通常は業務の発注に先立ち、見積書の提出が求められます。見積書とは、クライアントから提示された業務内容にしたがって、その業務を請け負う場合の必要な時間や経費などを考慮して請負額を算出した書類です。企業の担当者は、提示を受けた見積書を参考に、当該業務の予算などと比較して発注の可否を判断することになります。
見積書の作成にあたって、予め自分の入力スピードを把握していれば、請け負い可能なデータの件数や、納品までに必要な期間が判断できるようになり、適正な見積書を作成することができるようになります。先述した「自分のスキルを把握しておくことが大切だ」というのは、見積りを作成するときの判断材料にもなるからです。
では、具体的に、この見積もりについて考えていきましょう。
ある時、Aさんに次のような見積り依頼の連絡がありました。「名刺の入力業務で、1件あたりの入力項目は4つ、件数は1000件、納期は4日後」という内容だったとしましょう。このとき、Aさんはまず、依頼業務を納期までに仕上げることができるかどうかを考えます。Aさんは、同様のデータを1時間に100件入力した経験から、1000件の入力に最低10時間必要である判断しました。さらに、校正や修正に要する時間、アクシデントがあった場合のことも考え、納品までには入力の倍の20時間必要だと考えました。
次に、自分がこの業務に割くことができる時間を考えます。このときAさんは、一日に合計6時間を業務にあたる時間として確保できそうです。以上を計算すると3日間と少しで納品できるということがわかります。ということは、納期は条件の範囲で対応可能ということになります。
後は、請負額を決定することになります。これは、第1編で解説したデータ入力業務の相場と入力件数や必要時間、経費などから総合的に判断して設定する必要があります。
慣れない間は、見積り金額をはじき出すのは大きな労力を必要とします。高く設定しすぎると受注できない可能性がありますし、逆に安く設定しすぎると、労力に見合う収入が得られない可能性もでてきます。こうした点について、バランスのとれた見積額を設定できるようになるためには、やはり経験が大きく物をいうことになりますが、データ入力業務の報酬相場の実際を調べておくことなどは欠かせませんので、十分に留意しておきましょう。
こうして提出した見積書の内容を企業側が確認し、発注可能と判断されて初めて受注獲得ということになるわけです。

１−５　契約

前述のとおり、業務を請け負うにあたっては、通常、契約手続きが必要になります。企業から直接受注する場合には受注が決まった段階で、登録会社の場合には登録をした後に、契約の手続きを行うのが一般的です。
取り交わす書類の名称や内容は企業によって異なりますが、ここでは一般的な契約書類について説明していきます。
まず企業から受注する場合ですが、見積りが承認された後、「契約書」や「覚書」といった、企業とワーカーとの間の取り決めを記した書類を取り交わします。ここには、在宅ワーカーの守秘義務などが記載されています。そのうえで、具体的な業務の「発注書」が企業から発行され、在宅ワーカーからは「受注書」や「注文請書」を発行します。これらの書類は、受発注した証になりますので、大切に保管しておかなければなりません。
稀に、契約書類を全く提示しない企業もあるかもしれませんが、そのような場合には在宅ワーカーの側から書類の発行を要請したり、それでも発行されない場合には、やり取りしたメールやFAXなどをその代替書類として、契約業務が完了するまで保存しておくようにしましょう。
入力会社に登録した場合は、登録時にその会社と在宅ワーカーの間で、包括的な内容で「契約書」や「覚書」を取り交わすことになります。したがって、個々の業務についての契約はとくに取り交わさないことが多く、業務の際に原稿とともに受け取る「仕様書」が注文書のような役割をもっている場合が多いようです。
これらの書類は、必ずすべて目を通し、少しでも疑問に感じたり、理解できない箇所があった場合には、事前に確認する必要があります。とくに契約書などは言い回しが難しいですが、しっかり目を通し、内容をよく理解しておくようにしておくことが大切です。

受注活動、見積書の作成、契約内容の確認は、業務を行ううえで不可欠な事項ですので、そのポイントを確実に理解してください。