2.原稿の受領と仕様書の確認

2−1　原稿の受領

仕様書や原稿などの受け渡しには、次のような方法があります。

ここでは、それぞれの方法と注意点を説明していきますが、どのような方法にでも対応できるようにしておきましょう。
原稿は、発注者が近くである場合は直接取りに行き、手渡しで受け取ることもあるかもしれません。しかし、多くの場合、宅急便やFAX、メールでやり取りすることになります。とくに、宅急便やFAXでのやり取りの場合、原本到着日が予め分かっているときは、長時間の外出を控え、原本をご自身の手で確実に受け取れる態勢にしておきましょう。
また、FAXで原稿が送られてくる場合、量が多いと何十枚となることがあります。用紙やインクリボンが切れて受信できないということがないように、予備も用意しておきましょう。また、原稿をメモリに保存するタイプのFAXでは、紙切れの心配はありませんが、メモリの容量オーバーで途中までしか受信できないというケースも想定できますので、使用しているFAXの性能を把握しておいたり、一度に受信できる枚数を事前に先方に伝えておくといった配慮を行い、トラブルの回避に努めてください。
また、メールでFAXを受信できるサービスもありますので利用するのもよいでしょう。データがメールの添付で送られ、受信ボックスにも残りますので非常に便利で安心です。
いずれの方法であるにせよ、原稿が手元に届いたら、まず「原稿の枚数や件数」、「仕様書の内容」が打合せの段階と相違ないかを確認します。そして、その後すぐに、先方に連絡をして、原稿を受け取ったことを報告しましょう。もし、予定の日時に届かなかったり、内容に不明な点がある場合はすぐに連絡し確認することも忘れないようにしてください。
手渡しや宅配便の場合は、通常、原稿のコピーを渡されますが、稀にオリジナルの原稿が届く場合があります。オリジナルは紛失したり、汚したり、メモを勝手に書き込むなど絶対にしてはいけません。折り曲げたりすることもないよう、返却するまで丁寧に扱いましょう。また、自分が注意していても郵便事故なども考えられますので、原本はオリジナルではなく、コピーしたものを送ってもらうように提案することも大切です。
また、原稿は紙とは限らず、データ化されて送られてくる場合もあります。発注者の側で、名刺や住所録などの原稿をスキャナを使って画像データにし、それが送られてくることがあります。紙の原本より、郵送代金や郵送時間がかからないため、最近では、とくにデータ入力仲介会社から送られてくる原本は、画像データになっている場合が多いようです。このようにデータになっている原稿は、メールに添付されて送られてくるか、指定の場所からダウンロードすることになりますので、受け取った画像ファイルは画像閲覧ソフトで開いて、パソコンの画面上で原稿を見ながら入力をすることになります。ちなみに、画像ファイルの形式としては「PDF」や「TIFF」などが一般的に使われています。
なお、データとして送られてきた原稿も、郵送などで受け取った場合と同様に、内容を確認したらすぐに受領の連絡をすることを忘れないようにしましょう。

2−2　仕様書の確認

仕様書とは、入力作業のやり方や、その順序を記した文書のことをいいます。
一般的には、原稿とともに送られてくることが多いようですが、まず確認しなければならないのが、仕様書の記載内容です。
ここでは、仕様書の見方について説明していきます。
仕様書には、入力作業の進め方やその順序を記す他に、発注者と入力者の間で齟齬が生じないようにしたり、後で言った言わないなどといったトラブルを回避するために、発注内容を文書として残しておくなどといった重要な役割があります。
したがって、仕様書には、業務名、委託日、納品日、単価、数量、納品形式、納品方法などの他に、入力方法の細部にわたる事項まで明示されています。さらに、親切な仕様書であれば、入力サンプルとして、実際に最初の数件を入力してある場合もあります。
業務の種類によって仕様書の記載事項は異なりますが、例えば名簿入力であれば、入力項目やその項目ひとつずつに対する全角半角の指示の他に、「（株）など省略されているものは株式会社と正式に入力する」や、「都道府県と住所と建物名を別々の列に入力する」など詳細に指示があります。
逆に、指示がない項目に関しては、一般的な判断が必要な場合もあります。例えば、郵便番号や電話番号をハイフンで区切るとか、苗字と名前の間に全角スペースを入れるというのは一般的な判断になります。ただし、この「一般的」という名の主観的な判断は、相手によっては相違がある場合もありますので、初めてお付き合いをするクライアントなどの場合は、お互いの意思疎通ができるまでは勝手に判断せず、細かくても確認しておく方が無難です。相手にとっても細かく確認してくるワーカーの方が安心できるものです。

2−3　仕様書の実際

1）住所入力の仕様書に「住所と建物名の間には全角スペース」という指示のある場合

この場合、部屋番号だけの場合も建物名と判断します。したがって、部屋番号の前に全角スペースを入れるということも含まれます。また、「株式会社などは（株）などへ置き換える」という場合は、有限会社や財団法人も(有)や(財)に省略して入力するというのが、一般的な判断です。

2）仕様書に「不明文字は黒丸」という指示のある場合

この場合、不明の文字には、手書きで判断のつかない文字の他に、パソコンでは入力できない旧漢字なども含まれます。ただし、旧漢字は新漢字に修正して入力しなければならない場合もありますので、こちらも確認する必要があります。なお、このような黒丸は、活版印刷の時代に「ゲタ」と呼ばれていたものの代用で、本来は、活字を逆に差し込んだときに表示されるイコールに似た記号でしたが、データ入力の業界では、入力したデータを一瞥した際、黒丸の方が目立つため、現在では主に黒丸や黒四角が使用されているようです。ただ、入力文字データとして例えば黒丸が使用されているときには、黒四角や黒三角など、ほかに目立つ文字で置き換える必要があるでしょう。

3）仕様書に「英数は全て半角」という指示のある場合

こうした指示がある場合、カタカナも半角で入力しているケースがよく見受けられます。指示は、「英数は・・・・・」ですから、指示どおりに入力しなければなりません。

4）「JIS第1、第2標準以外や機種依存文字は使用不可」という指示がある場合

この場合には、とくに相手のパソコンがMACである場合や特殊なソフトで文書を開く際、文字化けしてしまいますので注意が必要です。なお、JIS第1、第2標準以外や機種依存文字については、技術編で詳しく説明していますので確認しておきましょう。

以上、仕様書によく記載される指示の解釈の仕方を説明しましたが、この指示は、業務内容によって無限といっていいほど種類があります。しかし、どのような指示でも、相手がなぜそのようにしたいのかという理由を理解し、齟齬が生じないように十分注意しましょう。

仕様書は、業務内容が詳細に示された書類ですので、じっくりと確認し、不明点があれば必ずクライアントに確認するようにしましょう。