第12章では、データ入力業務の種類について解説していきます。
入力業務の種類には、「一般文書」、「住所録」、「名刺」、「アンケート入力」のように、文字や数値を入力するだけの単純なデータ入力から、「レイアウト入力」のようにワープロソフトのレイアウト機能を使用したり、「データ集計」のようにデータベースソフトの専門知識が必要となる応用的な業務まで、幅広く存在します。
ここでは、代表的なデータ入力業務の種類である「住所録入力」、「名刺入力」、「ベタ打ち入力」、「レイアウト入力」の4種類について説明しますので、確実に理解してください。

1.住所録入力

受注が決定し、原稿を受領すれば、いよいよ入力作業の開始です。
これまでにも繰り返し説明してきましたが、入力業務には、さまざまな種類がありますが、ここでは、「住所録入力」、「名刺入力」、「ベタ打ち入力」、「レイアウト入力」の4種類について詳しく解説します。
まず、住所録の入力は、エクセルなどの表計算ソフトを使用し、1行1レコードとし、1列に1項目を入力する作業です。入力する項目内容は、一般的に氏名、郵便番号、住所、電話番号が基本で、その他に性別、メールアドレスなどの項目もあり、種類はさまざまです。
また、住所録入力業務は、次のような目的で依頼されると考えられますので、こうした点も念頭において業務を進めた方がよいでしょう。

それでは、住所録入力のポイントについて具体的に説明していきます。
クライアントの指示によって、各項目の入力方法は異なってきますので、どのような指示であっても対応できるようにしっかり学習を進めましょう。

1−1　住所

まず初めに、住所の項目についてのポイントですが、住所の入力は、複数に項目を分ける場合と分けない場合があります。複数に項目を分ける場合で一般的なものは、「住所1」の項目に「都道府県」を入力して、その他を「住所2」の項目に入力するケースと、「建物名」だけを別項目に分けて入力するケースがよく見られます。
また、住所の項目は、番地と建物名のあいだに全角スペースを入れる場合が一般的ですので覚えておきましょう。
なお、原本に都道府県が入っていなくても、都道府県を入力しなければならない場合がありますので、これにも注意が必要です。
さらに、住所の○丁目○番地○号の部分は、○-○-○というようにハイフン（-）で区切って入力する場合もよくありますので、これも指示にしたがわなければなりません。
このように、住所の項目の入力に際しては、さまざまな指示がありますので、事前にしっかり確認をして入力作業を行いましょう。

1−2　氏名

続いて、氏名の項目の入力ポイントを説明します。
まず、氏名の項目は、苗字と名前のあいだにスペースを入れる場合と入れない場合があるという点です。
もうひとつは、名前の後に敬称を入れる場合と入れない場合があるという点です。敬称をつけて入力する場合には、敬称の前にスペースを入れるのが一般的です。

1−3　郵便番号

次に、郵便番号の項目の入力ポイントを説明します。
郵便番号は、3桁、5桁そして現在の7桁へと推移してきましたが、古い名簿の場合、3桁しか記載がない旧郵便番号を示しているものがあります。その際は、旧郵便番号を7桁の新郵便番号に変える必要がある場合とない場合があります。旧郵便番号のままで入力するという指示の場合は原本の見た目どおりに入力しますが、新郵便番号に変換して入力する場合は、郵便番号を調べて入力をしなければなりません。
また、原本に郵便番号の記載がない場合には、郵便番号を入力する必要があるのかないのかを確認する必要があります。入力しなければならない場合は、住所から逆引きしなければなりませんが、手順は同様です。
なお、郵便番号を調べて入力する方法は、技術編で説明していますので、参照してください。

1−4　電話番号

次に、電話番号の項目の入力ポイントを説明していきます。
一般的に電話番号の項目は、番号の数値を半角ハイフン（-）で区切って入力します。その他に、一般電話番号と携帯電話番号を別の項目に分ける場合や、市外局番だけ別項目に分けるというケースもあります。

1−5　その他の入力ポイント

一般的に、氏名、住所、郵便番号、電話番号などの項目を入力する際、とくに指定のない場合は、英数字とハイフンは半角入力で、漢字、ひらがな、カタカナ、スペースは全角入力で作業をします。

以上、住所録入力の際の注意点とポイントについて説明してきましたが、あくまでも一般的な内容であり、クライアントによって指示や内容も異なってきます。指示された内容や仕様書を確認して業務を進めることが大切です。

住所録入力の場合に限らず、入力内容は仕様書の指示どおり、厳密に行うことが大切です。