2.名刺入力

名刺入力業務で扱う名刺は、実にさまざまな種類があります。したがって、さまざまな種類の名刺に対して臨機応変に対応できることが非常に大切になってきます。また、名刺入力業務は、項目内容を判断しなければならないなど、住所録入力と比べると作業が複雑であるといえます。
ここでは、そのような特徴のある名刺入力について説明をしていきます。
まず、作業開始に先立っての注意事項として、入力するための原本ですが、とくに名刺の場合は、オリジナルをそのまま受け取るよりも、コピーをしてもらった原本を受け取るようにしましょう。名刺には数種類のサイズがあり、用紙の厚さも異なるため、オリジナルよりもコピーの方が、入力作業が行いやすくなるためです。
では、名刺入力の実際に入っていきますが、名刺入力とは、名刺から必要な情報を抜き出し、エクセルなどの表計算ソフトを使用して「セル」にデータ入力をする作業です。
名刺は、多種多様で、縦書きタイプや横書きタイプ、シンプルなデザインのものから凝ったデザインのものまで、また、住所の記載位置が上にあったり、下にあったりなど、さまざまなレイアウトのものがあり、さらに、裏面印刷している名刺などもあります。名刺入力は、このように数多くの種類がある名刺タイプを元に作業を行うため、入力漏れ等に十分注意しなければなりません。
以下、名刺入力の基本的なポイントをいくつか取り上げて説明していきます。

1）複数の住所が記載されている場合

例えば、「本社」と「支社」の2つの住所が記載された名刺の場合、一般的には上下であれば上の住所、左右であれば左の住所を優先して入力することになりきすが、念のため、どちらを入力するかは予めクライアントに確認しておく方がよいでしょう。

2）電話番号が複数ある場合

例えば、「代表番号」と「専用ダイヤル番号」の2つが記載されている名刺の場合には、どちらを入力すればよいのか判断できません。このような場合も、住所同様、予めどちらを入力するかをクライアントに確認しておかなければなりません。

3）部署名と役職名が長い場合

まず、部署名はその人が所属している部や課などの単位組織を表し、役職名はその人の職位（部長、課長など）を表します。例えば、課長や部長はもちろん、「取締役」、「相談役」、「支店長」、「販売促進担当」など、さまざまな種類があります。組織の規模や企業形態によって表現が異なるケースも数多く見られますので、判断できないようなことがあるかもしれません。
ここで、部署名と役職名が長い入力サンプルを例に説明してみましょう。

例）セールス＆マーケティング部　開発推進課　コンテンツグループ
マーケティングディレクター　グループリーダー
山田　太郎

この例のように、長い部署と役職を項目に入力する時は、一般的に区切りの間にスペースを入れます。
しかし、さらに複雑で、部署と役職が複雑で、どこまでが部署なのかも判別しかねるような場合が出てくる場合があります。こうなると作業もなかなか進みません。そこで、もうひとつの入力方法を紹介しておきます。
その方法とは、部署と役職を区分しないで、項目名を部署および役職等として入力する方法です。「部署および役職1」という項目を作って、そこに「セールス＆マーケティング部」、「部署および役職2」の項目に「開発推進課」、「部署および役職3」に「コンテンツグループ」、「部署および役職4」に「マーケティングディレクター」、「部署および役職5」に「グループリーダー」と入力していきます。
この入力方法が採用できれば、ひとつひとつ項目ごとに分けて入力することもできるため、どこからどこまでが部署名でどこからどこまでが役職なのかが不明であったとしても、判断に困ることなく作業を進めることができますが、やや特殊な入力方法であるため、事前にクライアントに了解を得ておく必要があります。

このようにいくつか注意点やポイントを上げましたが、名刺入力業務は、名簿入力業務と比べて入力内容の判断に困る場面が多く、簡単な業務ではないということに留意しておきましょう。

名刺の記載項目は、多種多様であるため、作業が複雑になることが多いですが、臨機応変に対応できるように研鑽を積みましょう。