3.ベタ打ち入力

続いて、テキスト入力のベタ打ちについて説明をしていきます。
テキスト入力の「ベタ打ち」業務は、文字の装飾などを一切行わず、文字だけを入力する作業で、手書き原稿、出版物などをテキストデータ化する際に依頼されるものです。
まず、このベタ打ち入力したデータが一体どのように使われているか、小説や雑誌などの出版物ができ上がる過程を例に説明していきましょう。
まず、最初に手書き原稿もしくは出版物原稿は、ベタ打ち入力をしデータ化していきます。このベタ打ち入力したデータは、レイアウト編集され、印刷を経て、出版物として完成というプロセスになります。
これら書籍や出版物の他に、ウェブページ制作用の初期入力、電子書籍やプログラミングなどのデジタルコンテンツ用の初期入力、企業パンフレットやリーフレットのコピー部分の入力など、ベタ打ち入力の対象となるものは多岐にわたります。
ベタ打ちの際に使用するソフトは、マイクロソフト社のワードが一般的です。その他に、動作が軽快で文字入力業務に特化している「テキストエディタ」があり、代表的な「テキストエディタ」には、Windowsに標準搭載されている「メモ帳」やダウンロードソフトで有名な「秀丸」などがあります。
それでは、ベタ打ちの作業を進める上でのポイントを見てみましょう。

1）文字の大きさを統一する

文字の大きさに変化はつけません。文字を大きくしたり、小さくしたりしないで、文字の大きさは統一して入力作業をしましょう。

2）文字の種類を統一する

文字の種類にも変化はつけません。入力データは、最初から最後まで、必ず文字の種類を変えずに入力しましょう。

3）文字以外は入力しない

罫線を引いたり、イラストを入れてはいけません。必ず、文字だけを入力するようにしましょう。

4）特別な書式設定を行わない

センタリングやインデントなどの書式設定をしてはいけません。入力する時にレイアウトは必要ありません。

5）作業環境

作業環境の観点からは、スペースや改行のミスを防ぐために、改行マークや、スペースを表示させて入力作業を行うとよいでしょう。この設定方法は、ワードのメニューバーから「ツール」の「オプション」を選択して、「表示」を選び、「編集記号の表示」の「すべて」にチェックを入れるだけです。この設定にしておくと、通常、表示されないマークが表示されるため、文字の全角／半角、スペース（空白）の全角／半角、改行の誤りといった致命的なミスを事前に防ぐことができます。

6）段落の途中で改行しない

段落の途中に改行は入れないようにしましょう。余計な改行は行わず、段落の区切り箇所で改行するだけです。ただし、クライアントから特別な指示がある場合、そちらが優先されることはお分かりいただけると思います。

7）「字下げ」をするしないの確認をする

「字下げ」を入れるか入れないかは、クライアントに確認しておきましょう。「字下げ」とは、段落の先頭にひとつスペースを入れることですが、クライアントによって、「字下げ」を要求されるされないがありますので、これは必ず確認しておかなければなりません。

8）保存はテキストファイルで行う

作成したデータは、基本的にテキストファイルで保存しましょう。保存するテキストデータの拡張子は「txt」になります。ワードで作成したデータをテキストデータに保存する方法は、保存する時のファイルの種類で「書式なし」を選択するだけです。基本的に作成したデータの納品は、テキストファイルで保存しますので、その時はこの方法で保存することになります。

以上で、ベタ打ち入力のポイントを具体的に説明してきましたが、ベタ打ち入力は、テキスト入力の基本となる作業です。しっかりポイントを押さえ、クライアントの指示にしたがって、正確に入力していくことが何よりも大切です。

ベタ打ち入力は、原則として「文字だけをクライアントの指示にしたがって正確に入力する」ということです。