4.レイアウト入力

レイアウト入力とは、文字や図表を指示にしたがってレイアウトしながら入力する業務です。業務の内容は、簡単な文書作成から印刷物などに使用する複雑なものまでさまざまです。
例えば、レイアウト指示書が添付されている出版物原稿のレイアウト作成や表やグラフ入りの手書き原稿を同じレイアウトで作成する業務などがあります。
こうしたレイアウト入力の実際の作業内容は、文字だけを入力していく「ベタ打ち」業務とは異なり、クライアントから求められる次のような要求に対応しなければなりません。

このように、複雑なレイアウト入力では、入力ソフトの機能を最大限に活かした応用的な作業が必要になってきますので、在宅ワーカーにも高度な技術が求められます。
使用するソフトは、基本的にクライアントから指定されたものになりますが、一般的には「ワード」と「エクセル」が中心になっていますので、この2つのソフトについては、習熟度を高め、各々の機能を駆使できるようになっておくことで、依頼される業務の幅は大きく広がります。
以下、レイアウト入力のポイントを説明していきます。

1）読みやすい、見やすいレイアウト

まず、「読みやすい、見やすいレイアウト」を心がけて作成しましょう。これは作業をする際の第一のポイントです。
例えば、簡単な文章と図表が入った原稿のレイアウト作成を行う場合、文字や図表の配置もバランスよくしなければなりません。文字の配置がうまくとれていなかったり、図表の位置がずれていたり、図表から文字がはみ出ているような場合は、バランスの悪いレイアウトといわざるを得ず、決してクライアントから満足されることはないでしょう。
このように、レイアウト作成は、全体のバランスに気をつけて作業を行わなければなりません。しかし、そのコツをつかむのはなかなか難しいものですので、普段から図表が入った書籍をチェックし、実際にソフトを使って同じように作成するといった練習をしておくことも大切です。

2）文字の配置で余計なスペースを入れない

これは、例えば、文字を中央に配置する場合、スペースを入れて中央まで文字をもっていくという方法を採らないことです。こうした場合には、一般的には「中央揃え」機能を使って中央に配置します。
また、文章の開始位置を揃える場合にも、スペースを使って、揃えたい位置まで調整するという方法を採用してはいけません。このような場合には、一般的には「インデント」機能を使って揃えます。

3）正しい機能を使う

例えば、ワードを使ったレイアウトで、原稿の下部分に「ページ数」を入れる場合、一般的にヘッダーとフッター機能を使って入力をします。時折、「テキストボックス」を使って入力しているケースが見られますので、注意しましょう。

4）クライアントに確認をとりながら作業を進める

作業を進める上で、不明点をクライアントに確認するのはもちろん重要ですが、確認の方法を誤ってしまうと業務に支障をきたすことがあります。
例えば、クライアントから「100枚のレイアウト入力」をする業務を依頼されたとします。Aさんは、電話で疑問点を確認しただけで、100枚を一気に作成し、そのまま納品したのですが、クライアントの意向に沿わなかったため、100枚全部が修正になってしまいました。一方、Bさんは、まず最初に1枚だけを作成し、そのデータをクライアントに確認していたので、この段階で修正を施し、100枚を作成、無事に納品を完了しました。
このように、Aさんのような確認方法だと、後になって思わぬ修正が出てしまうことがありますので、必ずBさんのように、最初の段階で、仮のレイアウト作成したデータをクライアントに示し、依頼内容と齟齬がないことを確認したうえで作業を進めていくという手順が重要となります。

このようにレイアウト入力は、文字や表の装飾や配置をしながら入力していくため、住所録入力、名刺入力、ベタ打ち入力と比較すると、応用的な作業になります。「ワード」や「エクセル」を駆使し、その表現に最も適した機能を使えるかどうかということが重要になってくるわけです。さらに、クライアントから業務を受けた際、「この構成だとワードよりも、エクセルで作業した方が良い」という提案や「この表現はワードではできない」といった判断ができるまでのスキルが必要です。
ただ、いうまでもなく、その第一歩は、現状の自分の技術レベルを把握し、そのうえで各ソフトの機能に習熟していくことです。

レイアウト入力は、ソフトの機能を最大限に活かした応用的な作業であり、効率的に業務を行うためには、各ソフトの機能に習熟しておく必要があります。
ベタ打ち入力は、原則として「文字だけをクライアントの指示にしたがって正確に入力する」ということです。