2.校正の方法

2−1　目検の実際

では、実際に行う校正の方法をいくつか具体的に取り上げて説明していきます。
まず初めに、校正の基本となる「目検（めけん）」についてですが、「目検」とは、文字どおり、入力内容に誤りがないかをひとつひとつ目で検査する作業です。この「目検」作業には、紙にプリントアウトをして校正する出力校正とパソコンの入力画面で校正する直接校正の2とおりの方法があります。一般的には、入力したデータをプリントアウトして校正する出力校正をされる方が多いですが、入力を請け負う件数が多くなると出力にかかる時間とコストも大きくなりますので、直接校正で確実な目検ができるように慣れておいた方がよいでしょう。
以下、この「目検」のポイントを説明します。

1)目検とは

まず、出力校正の場合には、原本と出力した入力の元としたデータを見比べながら進めていきます。この時に「定規」等を使用して1行ずつ、行がズレないように見ていきます。しかし、その際、1行をさらっと流して見てしまうとミスに気づくことができませんので、確認は、一字一句丁寧に行いましょう。
そこで、誤っている箇所を見つけた場合には、出力した入力データに赤字で訂正内容を書き込み、原本には付箋をつけておくと、後で見直すときに手間が省けます。しかし、この時、原本と出力した入力データを勘違いして、原本に書き込みをしてしまうという不注意が考えられますが、原本はクライアントに返却する大切な預かり物ですので、決してこのようなミスをしないよう注意しましょう。
ひととおり「目検」を終えた後、赤字を入れた修正箇所をパソコンで修正しますが、この時、修正を終えた箇所に修正済チェックを入れていくようにすると、修正漏れを防ぐことができます。
最後に、修正が済んだデータを改めて出力し、赤字が入った修正前の出力紙と修正後の出力紙を照らし合せ、きちんと修正がされているかを確認していきます。
次に、入力データを出力しないでパソコンの画面上で校正を行う場合は、原本とパソコンのデータを見比べながら進めていきます。原本は「定規」等を使用して1行ずつ、行がズレないように確認していき、パソコン上のデータはカーソルで1文字ずつ追って確認をするようにします。
また、原本も入力データも両方ともパソコンの画面上で確認する場合には、パソコンの画面を2分割するように、画像と入力したデータを両方開き、上下又は左右どちらかやりやすいように配置し確認します。その際、原本画像が1件1ファイルとなっていれば問題ありませんが、1ファイルに複数の画像が入っているような場合には、確認の際、行がズレないよう細心の注意を払って行うようにしましょう。

2)文字を「見る」

次に、「目検」で気をつけなければならないのが、「文字」そのものをチェックするということです。当然のように思われるかもしれませんが、これが非常に重要なポイントです。なぜなら、例えば、氏名を確認するときに、氏名を「読み」ながら確認すると、同じ読みで異なる漢字が使われていても先入観が入ってしまい、ミスに気づきにくくなってしまうことがあるからです。テキスト入力のような文書の入力も同様で、読書をする感覚で入力データを読んでチェックすると、やはり同じ読みで異なる漢字が使われていることに気づきにくくなってしまいます。「目検」では、「文字を読む」のではなく、「文字を見る」ことを心がけて行うようにしてください。

3)校正に適したフォント

また、校正を行う時は、校正用に見やすいフォントである明朝系に変更して行うとよいでしょう。明朝系のフォントは、習字で書いた字のように、「はね」や「トメ」の部分がわかりやすく表示されるので、文字の形の違いをはっきりと区別することができます。例えば、「リーダー」という文字の場合、長音の部分を「ハイフン（-）」と誤って入力していても、誤って入力していることがすぐに分かるはずです。
一方、校正に向かないフォントとして上げられるのが、フォント名に「P」が付くプロポーショナルフォントとゴシック系のフォントです。プロポーショナルフォントは、文字の形に合わせて文字の間隔を調整するので、英数字の「全角」と「半角」の区別がつきにくく、またゴシック体のフォントは、文字の太さが一定なので、音引き（ー）と「ハイフン（-）」の判別が難しいといえます。これらの校正に向かないフォントで「目検」をすると、入力ミスが見つけにくくなってしまいますので、校正をする際は、校正用フォントに変更してから作業を行うとよいでしょう。
なお、変更したフォントは、校正をするために変更するだけですので、納品の際には必ず指定のフォントに戻しましょう。

4)不要なスペースの見つけ方

入力作業をしていると、スペース指示が出ていないのに、誤ってスペースキーが押され、スペースが入ってしまう場合があります。データを一目見ただけでは、不要なスペースを見つけ出すのは困難ですし、校正作業の際にひとつずつ不要なスペースを確認していくにはかなりの時間がかかってしまいます。しかし、ソフトの機能を上手に活用することで、このような不要なスペースをすぐに見つけることができるようになります。
まず、ワードの場合は、「オプション設定」で、編集記号をすべて表示させる設定にすると、スペースやタブがどこに入っているのかを表示してくれるので、もし不要なスペースがあれば、すぐに見つけることができるようになります。
なお、この設定は技術編のワードの章でも詳しく触れましたが、校正をする際に非常に便利な機能ですので、活用するとよいでしょう。
また、エクセルの場合には、ワードのようにスペースを表示する機能はありませんが、置き換え機能を利用することで不要なスペースがどこに入っているのか確認することができます。
置き換え機能を利用して、スペースを見つける方法というのは、まず、スペースをその入力ファイルで使用していない記号、例えば全角スペースは★印、半角スペースは■などの記号に置き換えることで、どこに全角スペースが入っていて、どこに半角スペースが入っているのかすぐに確認することができるというものです。この方法で、仕様書の指示どおりに全角または半角スペースが入っているかどうか確認をします。もし指示以外のところに★印や■の記号があれば削除していきます。そして、確認が終わったら、再度置き換え機能を利用して、★印は全角スペースに、■は半角スペースに置き換えます。
しかし、これは置き換えのオプション機能で「半角と全角を区別する」にチェックがついていなければ、半角も全角も同じ扱いとなってしまいますので、この置き換え機能を使用する場合には、必ず事前に「半角と全角を区別する」にチェックを入れてから行うようにしなければなりません。
なお、その他の方法として、「TRIM」関数を利用して行うこともできます。これは不要なスペースを自動的に削除してくれる関数ですが、全角と半角が区別されませんので、この関数は用途に応じて使用するとよいでしょう。

2−2　エクセルのアドインである「郵便番号変換ウィザード」を活用した校正

技術編のエクセルの章の中でも詳しく説明していますが、「郵便番号変換ウィザード」機能を利用すれば、セルに入力された郵便番号から、別のセルに地域名の前までを表示させたり、逆に住所から郵便番号を表示させたりすることができます。この機能を活用した校正は、住所録入力で、住所入力に誤りがないかを調べる際に役立ちます。
実は、この「郵便番号変換ウィザード」では、住所や郵便番号が正しく入力されていなければ変換すべき項目が表示されないようになっています。例えば、住所の入力で「市区町村」の部分に欠落があった場合には、通常、郵便番号が表示されず、また「市区町村以下の階層」に欠落があった場合には郵便番号の下4桁が通常「0000」と表示されるようになっています。したがって、入力したデータで、郵便番号が空欄になっていたり、正しく表示されない箇所や住所が正しく表示されない箇所は、当該箇所を原本で確認することによって、入力ミスを発見できる場合があるということです。
ただ、いずれの場合にも、原本自体が誤っている可能性もありますので、これも用途に応じて使用しましょう。

2−3　ワードの「表記ゆれチェック」を使った校正

ワードの「表記ゆれチェック」とは、文書中の文字列を検索して、同じ単語で表記が異なるものを表示する機能になります。この機能を実行することで、例えば、文書中、本来「テキスト」と表記すべき箇所が「テクスト」という表記になっている「表記ゆれ」を見つけ出すことができます。この場合は明らかな誤りですが、判断に苦しむような場合には、「表記ゆれチェック」で確認されたものを、原本で確認をし、誤りであれば修正を行っていくことになります。
このように、「表記ゆれチェック」の機能は、校正をする際の補助として上手に活用することもできますが、原則として、「これは間違いなく誤りだ」という場合も含めて、修正を行う際には、必ず原本を確認したうえで修正を行うようにしましょう。

以上、さまざまな校正方法について説明してきましたが、この他にもソフトの機能を応用することで、より正確により早く校正作業を行うことができるようになります。件数の多い住所録入力や、何百枚ものベタ打ち入力をしたデータを校正するのは、大変時間がかかる作業ですので、ソフトの機能を上手く活用し、効率よく、より正確な校正作業を心がけてください。

校正には、さまざまな方法がありますが、少なくとも「目検」、「郵便番号変換ウィザード」を活用した校正、「ワードの表記ゆれチェック」を使った校正の3つの方法については、完全マスターするようにしておきましょう。