2.重複チェックの手順

2−1 「条件付き書式設定」機能を使用しての重複チェック

まず、「条件付き書式設定」という機能を使用しての重複チェックの方法を説明します。この機能は、指定した条件を満たすセルに色をつけることなどができますので、データ内の重複を調べるのに役立ちます。
ここでは、入力した住所録に名前の重複データがあるかどうか調べる場合を想定して進めます。
まず、調べたい範囲を選択します。
次に、条件付き書式のダイアログを表示し、条件には「数式が」を選び、隣に数式「＝COUNTIF（検索範囲，検索条件）＞1」を入力します。なお、「COUNTIF」という関数は、「指定された範囲内で、検索条件に一致するセルの個数」を数えてくれる関数です。
例えば、A列に名前が入っており、名前の重複を検索する際には、「検索範囲」は、調べたい範囲と同じですから、A列を示す「A：A」とし、「検索条件」は列の一番上のセル「A1」にします。
次に、判定したセル(重複のあるセル)の書式を、例えばピンク色にするなど、どのようにするかを設定します。
全てを設定してOKを押すと同じ氏名のセルがピンク色に変わり、一目瞭然というわけです。

このように、条件付き書式を使用すると重複データが見つけやすくなります。ただし、氏名が同じだからといって必ずしも重複データとは限りません。同姓同名という可能性もありますので、その他の電話番号や住所も同じかどうか確認する必要があります。
基本的には、全ての項目が一致しなければ重複データとは判断しませんし、また、クライアントの指示によっても異なりますので、重複データとみなすかどうかは、必ずクライアントの指示にしたがって行いましょう。
このように、「条件付き書式」機能は、とくに複雑な関数を使うわけでもなく、重複データを検索できますので、チェック方法としてはお薦めですが、対象データが多い場合は、使いづらいかもしれませんので、用途に応じて使用するとよいでしょう。

2−2　「COUNTIF」関数と「オートフィルタ」機能を使っての重複チェック

次に、「COUNTIF」という関数と「オートフィルタ」という機能を組み合わせて、名前の重複チェックをしてみましょう。
まず、「COUNTIF」関数で、どのデータが重複しているか分かるように目印をつける作業をします。先ほどの例と同様、A列に名前が入っており、名前の重複を検索するという想定で進めます。
初めに、使用していない列に目印を表示する列を作ります。例えば、E列に表示することにして進めます。
次に、E2のセルに「COUNTIF」関数を挿入します。名前の重複チェックですので、範囲はA列です。条件にはA列の一番上のセルA1を指定します。E2に入った数式を「オートフィル」機能を利用して、下のセルにコピーしていきます。すると、A2にある名前と同じデータがA列の中に全部でいくつあるかが、E2に表示されます。重複していなければ数字は1が入り、重複していれば2以上の数字が入ります。

このように、先ほどの「条件付き書式」機能以外にも関数を使用して重複のチェックができるものもありますので、用途に応じて使用するとよいでしょう。
最後にこの目印を使って、表から重複している列だけを抽出します。エクセルの「オートフィルタ」という機能を使うと、特定の列で指定した抽出条件に一致する行だけを表示することができます。なお、「オートフィルタ」とは、特定の列で指定した条件に当てはまる行だけを表示させる機能です。
この機能を利用して、重複データだけを表示する手順は次のとおりです。
まず、データから「フィルタ」→「オートフィルタ」を選択します。すると、一番上の見出しの列のセルに、それぞれフィルタの矢印がつきます。先ほどの例で例えば、Eの列の矢印をクリックすると、入力されているデータや抽出条件などのリストボックスが表示されます。E列には重複でないデータには1が、重複があるデータには該当する重複数を示す2以上の数値が表示されるはずです。ここで、Eの列のリストから2以上の数値を順次選択すると、それに応じたすべての行が順次表示されまので、その都度確認することによって、同じ名前が2つ以上あるデータをすべて抽出することが可能になります
件数が少なければ、これだけでチェックや修正、削除などが可能です。しかし、ここからさらに絞り込んでデータを抽出することもできます。例えば、A列にある名前の隣の矢印からフィルタのリストを開き、ある特定の個人を選択します。こうすることで、ひとつの名前に絞って表示ができるので、同姓同名であるだけで重複データではない場合などのデータ比較が簡単になります。
なお、表示を元に戻すには、有効になっているフィルタを、それぞれ「すべて表示」するようにするだけです。

以上が、関数を使った重複データのチェック方法の一例です。「COUNTIF」関数や「オートフィルタ」機能を使うと、重複チェックは簡単にできますので、ぜひ活用できるようにしましょう。

具体的な重複チェックの方法として、「条件付書式設定」機能を利用した方法、「COUNTIF」関数と「オートフィルタ」機能を利用した方法をマスターしておきましょう。