2.納品時の留意点

2−1　納品の流れ

企業から業務を直接受注する場合とデータ入力会社を経由して業務受託する場合では、納品時の流れも少し異なります。ここでは、一般的な納品以降の流れを見ていきましょう。

1)企業から直接受注した場合

�@納品と同時に「発注された業務が終了し、この日にこれだけのデータ数を納品しました」という証憑である納品書を発行します。

�A発注者は、受け取った納品データの数量や内容に誤りがないか確認する「検収作業」を行いますので、検収の結果に問題がなければ、発注者の締め日に合わせて請求書を発行します。

�B受注先から契約条件にしたがって支払いが行われます。

2)データ入力会社経由で業受託した場合

�@納品しても、とくに納品書は発行しない場合が多いようです。

�A入力会社で検収が行われ、結果が通知されます。

�B在宅ワーカーが自分から請求書を発行するのではなく、データ入力会社の側で1ヶ月分の納品データの件数や金額などをまとめて算出し提示されます。

�Cデータ入力会社から提示された内容を確認します。

�Dデータ入力会社から上記の計算に基づいて支払いが行われます。

いずれの場合も、検収によって問題が発見された場合は、手直しの要求がされますので、その際には、修正して再納品することになります。その場合、自分のミスの場合はもちろん無償で修正しなければなりませんが、指示内容が追加になった場合の修正や追加分に関しては、もちろん改めて代金を請求するようにしましょう。
以上のように、企業から直接受注する場合は、自分自身で書類の作成、郵送、管理などを行う必要があります。一方、データ入力会社から委託された業務の場合は、作業結果などの管理のほとんどを先方が代行してくれるケースが多いようです。ただし、ここで上げたものはあくまでも一般的な例であり、会社によって書類の発行手順や様式が異なることも頭に入れておきましょう。

2−2　納品方法

納品方法は仕様書や指示書にしたがいます。

1)メール添付による納品

データ入力の納品は、メールに添付する方法が最もよく使われていますので、まず、メールで納品する場合を見ていきましょう。
どのような方法で納品する場合でも、通常作成したデータは、圧縮処理をしたうえで納品することになります。ただ、圧縮形式はいくつかありますので、指示された形式で行うことになります。この圧縮方法については、技術編で詳しく説明していますので、参照してください。
こうして準備した圧縮ファイルをメールに添付して送ることになりますが、納品メールの送信の際には、次のような点を確認する必要があります。

�@メールの形式が、テキスト形式になっているかを確認します。

�A納品先のメールアドレスが、指示どおりになっているかを確認します。

�B「納品するファイル名」と「ファイル形式」が、指示どおりになっているかを確認します。

�Cファイル名やメールの件名の指示がない場合、内容が特定できるようなわかりやすい名称にします。

�D5Ｍバイトを超えるような大きいデータのファイルを添付するような場合、事前に先方に確認をします。

�E受信側が分かりやすいように、本文には、送信相手の氏名と挨拶文のあとに、添付ファイルの説明（圧縮形式や内容）を付記しておきます。

�F最後に何かあったときのための連絡先を署名として挿入しておきます。

�G作業中に発注者に確認した事項や変更があった部分があれば、その結果についてもメール本文に付記しておきます。

2)宅配便等を利用した納品

メール添付による納品が主流であるとはいえ、まだまだ宅配便による納品も利用されていますので、その際の注意点も確認しておきましょう。

�@データは指示通りにCD-RやDVDなどのメディアに保存したり、プリントアウトします。

�A納品物は商品ですので梱包は丁寧に行いましょう。

�Bメディアの場合は、衝撃に弱いですから、必ずワレモノ扱いにしましょう。

�C納品書を発行する場合には、同封します。なお、納品書が必要ない場合でも、日付や納品データの内容を明記した書類を添付するようにしましょう。

�D宅配便の場合、最も注意しなければならないのは、発送から到着までにかかる時間です。納品期日は絶対に守らなくてはなりませんので、荷物の最終受付時刻を調べておき、荷物を預けてから、何日で先方に到着するかを確認しておきましょう。こうすることで、遅くとも何日の何時までに荷物を発送すれば、納品日に間に合うかがわかります。また、コンビニから荷物を発送するのは時間の計算がしにくく、遅くなる場合がありますのでお薦めできません。集荷に来てもらうか、自分で持ち込んで発送した方が確実ですし、到着も早いようです。

�E荷物を発送したら、送付先に到着予定日時と必要に応じて送り状の番号を伝えます。

�F先方に到着する段階までが在宅ワーカーの責任ですから、発注者の方から荷物が到着したという連絡がない場合は、確認の連絡をするようにしましょう。

�G郵送方法は、必ず宅配便や配達記録郵便など、送った事実が証明できるものを選び、送り状などの書類は保管しておきましょう。

2−3　納品時にあたっての留意点

メールで納品する場合、プロバイダのメンテナンス中は、メールが送受信できなくなりますので、プロバイダからの情報はチェックしておくようにしましょう。また、トラブルに備えて予備のメールアドレスを用意しておくとよいでしょう。
また、入力したデータは普通一括で納品しますが、完成したものから順次納品するように分納の指示をされる場合があります。
最後に、納品したデータの手直しを求められることがあります。その際は、直ちに処理をして、再納品しなければなりません。そのため、納品したからといって旅行などへ出かけ、連絡が取れなくなるようでは在宅ワーカーとしては失格です。検収の結果が出るまでの期間は、いつでも手直しやトラブルに対処できる態勢を採っておきましょう。

2−4　納品後の処理

データ入力で取り扱うデータの多くが名簿やアンケートなど、個人情報を含んだデータです。これらの情報が自分のところから漏洩する危険を回避するために、作成したデータは業務が終了したら消去するようにします。自分が作成したデータだからといって、いつまでも保有していてはいけません。
もし、そこから情報が漏洩した場合、発注者に多大な被害を及ぼすばかりでなく、在宅ワーカーにも責任が問われます。個人情報の重要性については知識編で詳しく説明していますが、非常に重要な事項ですので、併せて簡単に触れておきます。

1)返却する場合

預かっている原稿や作成したデータは、決して外部に漏れてはならないものだということを常に意識し、取扱いには十分注意しましょう。そして、業務が終了した段階で、クライアントからの指示にしたがって返却や廃棄をします。紙の原稿や、書籍などの資料の場合、発注者から送られてきた原稿は、あくまでもお預かりしているものです。返却する書類には、食べ物や飲み物のシミをつけたりすることは論外で、メモや赤字を書き込んだりしてもいけません。そのため、書籍などにはカバーをかけておくとよいでしょう。
返却の方法も、クライアントの指示にしたがわなければなりません。納品の場合と同様に、丁寧に梱包し、送った事実が証明できる方法で返送します。原稿を雑に扱う人は、業務も雑なのではないかと思われることがありますので、クライアントに悪い印象を与えないように注意しておきましょう。

2)廃棄する場合

返却の必要がない原稿、例えば原本のコピーであったり、FAXで送られてきた原稿などは、廃棄するように指示されることがほとんどです。その場合は、一般的には、シュレッダーにかけて処分します。指示がない場合にも自己判断するのではなく、必ず確認してから処理するように心がけましょう。
また、廃棄する際は、間違ってもそのままゴミ袋に入れて町内のゴミ捨て場に捨てるようなことはしてはなりません。どこからどのように情報が漏洩するか分からないからです。さまざまな状況を想定して、絶対に情報が外部に漏洩しない処理を心がけてください。

納品時にもマナーを守るとともに、情報漏洩事故などを起こさないよう、十分すぎるほどの慎重な措置を講じるようにしましょう。