2.請求の実際

2−1　締め日と支払日

企業側が請求書を受け取り、支払い処理をするときには、「締め日」と「支払日」というサイクルにそって処理をします。これを支払い条件といい、企業によって異なります。

例えば、支払い条件が「月末締めの翌月末払い」という場合、このカレンダーで「1月1日から31日までに請求されたもの」は、翌月末、つまり「2月28日」に支払われることになります。また、例えば、「15日締めの翌15日払い」という会社の場合であれば、このカレンダーで「1月16日から2月の15日までに請求されたもの」は、「3月15日」に支払われることになります。このように、請求書を出したらすぐ入金になるわけではないということを理解しておきましょう。
次に、請求日、つまり請求書の日付の重要性についてお話します。請求書の発行日によって、支払日が変わってしまうことがありますので、この発行日は非常に重要です。
「月末締めの翌月末払い」の企業に請求書を送る場合を例に説明していきます。
例えば1月20日に完了した業務の請求を行うとします。1月31日の日付で発行した場合、その請求書は1月31日締めの請求書として処理され、支払日2月28日になります。しかし、この請求書を2月1日の日付で発行した場合、その請求書は2月28日締めの分として取り扱われますので、支払日は3月31日になります。請求書の発行日がたった1日異なるだけで支払日が1ヶ月も遅くなってしまうことになります。
このように請求日によって支払日が変わってしまうことがありますので、事前に企業に「締め日と支払日」の確認をしておく必要があります。

2−2　請求の仕方

では次に請求の仕方を見ていきましょう。
請求書は通常月に1回発行します。同じ発注者から業務が複数あった場合は、1ヶ月分をまとめて計算し、請求します。ただし、発注者によっては請求書を業務別に分けてほしいといった要請がある場合もありますので、そうした場合には、請求書を発注者の支払い条件に合わせて作成しなければなりません。したがって、請求書を発行する前にはクライアントに確認することを習慣づけておいた方がよいでしょう。

2−3　請求書の内容

請求書の内容は、宛(請求)先、請求日、自分の住所・氏名・連絡先等、件名、請求金額、入金用の銀行等の口座名・口座番号が必須項目といえます。
まず、宛(請求)先ですが、宛先が会社名の場合には、御中とし、会社名に続いて先方の担当者名を記入する場合には、「御中」を省いて、お名前の後に敬称として「様」を付するのが一般的ですが、会社名を記入する行と担当者名を記入する行とを分けて、それぞれに敬称を付すケースもよく見受けられます。
請求日は、請求先の締め日に合わせ、自分の名前と連絡先などは、請求先より少し小さめに記入します。入金してもらう銀行等の口座名については、支店名・口座種別・口座番号・口座名義名も忘れずに記載しましょう。なお、郵便局や農協などの口座を指定する場合は、請求先の企業が受け付けてくれるかどうかを事前に確認しておく必要もあります。
業務の件名と請求金額をわかりやすく示し、下に明細を記入します。

最後に、計算に誤りがないかをもう一度確認することも大切です。

2−4　入金

請求書を作成し、送付すれば、あとは入金を待つだけです。
予め入金日を確認しておき、できれば入金予定日当日に入金を確認しましょう。入金の確認は、午前中にはできないこともありますし、入金予定日当日が銀行等の休業日にあたる場合、企業によって、入金を銀行の翌営業日にしたり、一営業日前にしたりすることもありますので、これも事前に確認しておくとよいでしょう。
万が一、入金予定日から数日経ても入金が確認できないという場合は、発注者に問い合わせをします。その際、いきなり抗議するのではなく、まず、その企業で「支払いの処理が行われているかどうかの確認をさせていただく」いう失礼にあたらない冷静な態度で臨むようにしましょう。
こうして、入金の確認が取れてはじめて、すべての業務が完了したことになります。
しかし、万が一相手側に支払う意思がない場合は、法的措置を取る事態になることもあります。トラブルになった場合に備えて、契約書や発注書などはしっかり保管しておくことが大切です。
また、稀に、現金で支払うので集金に来て欲しいと依頼されることがあるかもしれません。その場合は、領収書と印鑑、領収金額が3万円以上になる場合は収入印紙が必要(100万円までは200円)になりますので、準備して訪問するようにしましょう。

クライアント側の締日という概念を理解し、請求書の発行を遅延させないようにするとともに、請求書の必要記載事項についても確認しておきましょう。また、入金が確認できたらクライアントに御礼の連絡をするということも大切なことです。